Produkt równoważny w przetargu: co zrobić, gdy w dokumentacji Twój materiał ma nazwę konkurenta

Produkt równoważny w przetargu to produkt innego producenta, który spełnia wszystkie parametry wymagane w dokumentacji zamówienia, choć ma inną nazwę handlową niż produkt wskazany w niej jako przykład. Zamawiający, który używa w opisie nazwy handlowej, dopisuje do niej wyrazy „lub równoważny” albo obejmuje ją ogólną klauzulą o równoważności w SWZ i w ten sposób dopuszcza oferty z produktami o takich samych lub lepszych parametrach.

Dostawca materiałów albo wykonawca specjalistyczny często trafia na przetarg, w którym jego zakres opisano nazwą konkurenta: w przedmiarze robót, w specyfikacji technicznej albo w zestawieniu materiałów. Taki przetarg łatwo przeoczyć, bo wyszukiwanie po słowach kluczowych i kodach CPV nie łączy nazwy handlowej konkurenta z produktem firmy. Pokazuje go dopiero wyszukiwanie kontekstowe w treści dokumentacji, opisane w ostatniej części. Ten poradnik wyjaśnia, co oznacza zapis „lub równoważny”, kto ocenia równoważność, jakie parametry porównać, jakie dokumenty przygotować i jak dotrzeć z produktem równoważnym do generalnego wykonawcy.

Co oznacza zapis „lub równoważny” w dokumentacji przetargowej

Prawo zamówień publicznych wymaga, żeby przedmiot zamówienia był opisany jednoznacznie i wyczerpująco, za pomocą parametrów i wymagań, które zapewniają uczciwą konkurencję. Wskazanie znaku towarowego, producenta albo konkretnego produktu jest wyjątkiem od tej zasady.

Zgodnie z art. 99 ust. 5 Pzp zamawiający może opisać przedmiot zamówienia przez wskazanie znaku towarowego, jeżeli nie jest w stanie opisać go wystarczająco precyzyjnie w inny sposób, a takiemu wskazaniu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.

Zamawiający wskazuje wtedy również kryteria, według których oceni równoważność (art. 99 ust. 6 Pzp). Podobna zasada dotyczy odwołań do norm, ocen technicznych i specyfikacji technicznych: przy takim odwołaniu zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne (art. 101 ust. 4 Pzp).

Nazwa handlowa w dokumentacji pełni więc funkcję punktu odniesienia. Wskazuje klasę produktu i zestaw parametrów, które musi spełnić każdy oferowany wyrób. O zgodności z zamówieniem przesądzają te parametry, a nazwa na etykiecie ma znaczenie drugorzędne.

W praktyce zamawiający rzadko dopisują „lub równoważny” przy każdej nazwie z osobna. Częściej SWZ zawiera ogólną klauzulę, która obejmuje całą dokumentację zamówienia. Typowa klauzula w zamówieniu na roboty budowlane stanowi, że:

• nazwy materiałów i urządzeń oraz znaki towarowe użyte w dokumentacji są przykładowe i wyznaczają wzorzec jakościowy, funkcjonalny i techniczny;
• każdą taką nazwę należy czytać tak, jakby towarzyszyły jej wyrazy „lub równoważne”;
• produkt równoważny ma parametry techniczne, użytkowe, jakościowe i funkcjonalne nie gorsze od wskazanych i prawidłowo współpracuje z pozostałymi materiałami i urządzeniami;
• rozwiązanie równoważne nie może pogarszać właściwości przedmiotu zamówienia ani zmieniać ceny;
• ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na wykonawcy, który wykazuje ją już w ofercie.

Część zamawiających wymienia też obszary, w których sprawdzi równoważność, np. gabaryty i konstrukcję, charakter użytkowy (tożsamość funkcji), parametry techniczne, bezpieczeństwo użytkowania i zużycie energii. Taką listę warto potraktować jako punkt wyjścia do porównania produktów.

Przepisy o równoważności są różnie interpretowane w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej i w komentarzach prawników, a treść klauzul różni się między zamawiającymi. Rozstrzygające są zawsze zapisy konkretnej SWZ i jej załączników.

Dlaczego Twój materiał ma w dokumentacji inną nazwę

Nazwa konkretnego producenta trafia do dokumentacji z kilku powodów, zwykle zupełnie prozaicznych:

• Projektant korzysta z katalogów i kart technicznych producentów, z którymi pracował, więc w projekcie pojawia się produkt, dla którego ma komplet danych.
• Przedmiar robót powstaje w programie kosztorysowym, który podpowiada opisy pozycji z bazy, często razem z nazwą systemu lub producenta.
• W branży funkcjonują nazwy potoczne, które zastępują nazwę całej grupy materiałów.
• Różne materiały spełniają w budynku podobną funkcję, więc projektant wybiera jeden z nich, a dostawca innego rozwiązania szuka zleceń pod własną nazwą.

Dobrym przykładem są lekkie betony. Pianobeton, gazobeton i styrobeton to różne materiały o innym składzie, technologii i właściwościach. Pianobeton i styrobeton wylewa się na budowie, np. jako lekkie warstwy podłogowe, wyrównujące albo wypełniające. Gazobeton, czyli autoklawizowany beton komórkowy, trafia na budowę głównie jako bloczki i płyty. Łączy je niska gęstość i dobra izolacyjność cieplna, więc w części zastosowań projektant może dopuścić jeden materiał w miejsce drugiego. Firma, która produkuje lub wykonuje jeden z nich, wpisuje w wyszukiwarkę własną nazwę i nie widzi przetargów, w których projektant użył innej. Czy jeden materiał może zastąpić drugi, rozstrzyga porównanie parametrów wymaganych w dokumentacji.

Tabela pokazuje, jak takie zapisy wyglądają w typowej dokumentacji robót budowlanych. Przykłady mają charakter ilustracyjny.

W każdym wierszu najważniejsza jest ostatnia kolumna. Te same wartości trzeba potem potwierdzić w dokumentach produktu.

Kto decyduje o równoważności w zamówieniu na roboty budowlane

W zamówieniu na roboty budowlane równoważność ocenia się na dwóch etapach:

• Etap oferty. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązanie równoważne, musi wykazać, że spełnia ono wymagania określone przez zamawiającego (art. 101 ust. 5 Pzp). Zamawiający ocenia to według kryteriów z dokumentacji, a ciężar dowodu spoczywa na wykonawcy.
• Etap realizacji. Wiele materiałów wybiera się dopiero po podpisaniu umowy, gdy generalny wykonawca kompletuje dostawców. Zastosowanie materiału przechodzi wtedy przez wniosek materiałowy, nazywany też kartą materiałową, który zatwierdza inspektor nadzoru inwestorskiego, a w razie potrzeby projektant lub zamawiający. Szczegóły procedury wynikają z umowy i ze specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót.

Dla dostawcy wniosek jest praktyczny: klientem jest generalny wykonawca, a decyzję zatwierdza nadzór inwestorski. Im mniej pracy wymaga od generalnego wykonawcy przygotowanie wniosku materiałowego z danym produktem, tym większa szansa, że to ten produkt trafi na budowę.

Jakie parametry porównać, żeby wykazać równoważność

Porównanie zaczyna się od opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji technicznej i pozycji w przedmiarze. W zestawieniu warto ująć:

• właściwości techniczne wskazane w dokumentacji, np. wytrzymałość, gęstość, współczynnik przewodzenia ciepła, izolacyjność akustyczną;
• normy, klasy i oznaczenia, do których odwołuje się opis, w tym klasy wytrzymałości i klasy reakcji na ogień;
• wymiary, grubości i tolerancje wykonania;
• parametry trwałości, takie jak mrozoodporność, nasiąkliwość, odporność na ścieranie lub promieniowanie UV;
• wymagania bezpieczeństwa pożarowego i higieniczne, jeśli dokumentacja je wskazuje;
• zgodność z systemem, w którym produkt ma pracować, np. z systemem ociepleń albo systemem stolarki;
• okres gwarancji i warunki serwisu, jeśli zamawiający je określił.

Produkt równoważny powinien spełniać każdy parametr z dokumentacji na poziomie co najmniej wymaganym. Jeden słabszy parametr wystarcza, żeby inspektor nadzoru odrzucił wniosek materiałowy albo zamawiający uznał ofertę za niezgodną z warunkami zamówienia.

Jakie dokumenty przygotować

Równoważność wykazuje się dokumentami producenta i dokumentami wydanymi przez niezależne jednostki. Typowy komplet obejmuje:

• kartę techniczną produktu z wartościami wszystkich parametrów;
• deklarację właściwości użytkowych albo krajową deklarację właściwości użytkowych, zależnie od sposobu wprowadzenia wyrobu do obrotu;
• krajową ocenę techniczną lub europejską ocenę techniczną, gdy wyrób nie jest objęty normą zharmonizowaną;
• certyfikaty, raporty z badań i klasyfikacje, np. klasyfikację ogniową;
• atest lub ocenę higieniczną, jeśli wymaga ich dokumentacja;
• wzór wniosku materiałowego z tabelą: wymaganie z dokumentacji, parametr produktu, dokument potwierdzający.

Ostatni punkt ma największe znaczenie w rozmowie z generalnym wykonawcą. Tabela, w której przy każdym wymaganiu stoi wartość produktu i numer strony w karcie technicznej, skraca drogę od oferty dostawcy do zatwierdzenia materiału na budowie.

Jak przygotować ofertę dla generalnego wykonawcy z produktem równoważnym

1. Znajdź pozycję w dokumentacji i spisz jej parametry: ilość, jednostkę miary, wymagane wartości i normy.
2. Zestaw tabelę równoważności: wymaganie, parametr produktu, dokument potwierdzający.
3. Przygotuj komplet dokumentów i wzór wniosku materiałowego, który generalny wykonawca może złożyć bez przeróbek.
4. Policz cenę i termin dostawy dla ilości z przedmiaru, z uwzględnieniem harmonogramu robót.
5. Zgłoś się do firmy, która wygrała przetarg, między wyborem najkorzystniejszej oferty a podpisaniem umowy albo w pierwszych tygodniach realizacji, gdy kompletuje podwykonawców i dostawców.

Moment kontaktu ma duże znaczenie. Po wyborze oferty generalny wykonawca potwierdza budżet i harmonogram, a potem domyka zaopatrzenie. Część wykonawców wskazuje podwykonawców już w ofercie przetargowej, dlatego warto zgłosić się jak najwcześniej. Informację o tym, kto wygrał przetarg, publikuje zamawiający, a to, jak dotrzeć do generalnego wykonawcy w dobrym momencie, opisujemy w poradniku dla dostawców materiałów budowlanych. Firmy wykonawcze znajdą podobne wskazówki w tekście o tym, jak zostać podwykonawcą generalnego wykonawcy.

Gdy firma sama składa ofertę w przetargu i proponuje w niej produkt równoważny, obowiązek wykazania równoważności dotyczy jej już na etapie oferty. Przed złożeniem warto sprawdzić, czy zamawiający dopuścił rozwiązania równoważne, jakie kryteria wskazał i jakich przedmiotowych środków dowodowych wymaga. W tym kroku przydaje się weryfikacja zgodności oferty z SWZ.

Jak znaleźć przetargi, w których Twój produkt ma inną nazwę

Twój produkt bywa w przetargach opisany nazwą konkurenta. Dlatego go nie widać.

Wyszukiwanie po słowie kluczowym i po kodach CPV opiera się na tytule ogłoszenia i klasyfikacji całego zamówienia. Przetarg na termomodernizację szkoły ma kod robót budowlanych, a pozycja z oknami PVC albo tynkiem silikonowym jest zapisana w przedmiarze, często pod nazwą innego producenta. Takie zlecenia pokazuje wyszukiwanie po kontekście: po materiale, technologii, procesie i synonimach, w treści dokumentacji.

Na tej zasadzie działa Minerva Atlas. Atlas codziennie przegląda nowe przetargi publiczne z platform zakupowych i BIP-ów, a w ich dokumentacji szuka materiałów i usług zapisanych w profilu oferty firmy. Czyta przedmiary robót, opisy przedmiotu zamówienia, specyfikacje techniczne i inne dokumenty tekstowe w formatach PDF, XLSX, ATH i DOCX. Profil oferty opisuje zakres firmy językiem przetargów: materiały, technologie, synonimy i nazwy handlowe konkurencji, pod którymi produkt firmy pojawia się w projektach. Dzięki temu dopasowanie po zakresie w przedmiarze obejmuje także pozycje opisane nazwą konkurenta. Każda nazwa handlowa, technologia i synonim dodane do profilu zwiększają liczbę trafień. Zakres opisany wyłącznie na rysunkach technicznych może zostać pominięty, dlatego najpewniejszym źródłem dopasowania jest przedmiar i opis przedmiotu zamówienia.

Przy każdym przetargu Atlas pokazuje:

• konkretne pozycje z zakresem firmy, np. „stolarka okienna PVC z pakietem trzyszybowym”, z cytatem i nazwą załącznika, w którym je zapisano;
• miejsce realizacji inwestycji;
• fazę postępowania, dzięki której widać moment na kontakt z wykonawcą;
• firmę, która wygrała, gdy zamawiający opublikuje wynik postępowania.

Cytat z dokumentu to gotowy materiał do tabeli równoważności. Parametry pozycji widać od razu, a odnośnik do źródła prowadzi do miejsca w przedmiarze lub specyfikacji, więc dane do wniosku materiałowego da się sprawdzić u źródła. Na tej samej zasadzie działa w Minervie analiza AI z cytatami: każda odpowiedź ma odnośnik do fragmentu dokumentu, na którym się opiera. Przy przetargu można też zapytać AI o konkretną pozycję albo parametr z dokumentacji.

Firmy, które same startują w przetargach, korzystają z TenderOS. Pytania do dokumentacji pozwalają szybko sprawdzić, czy zamawiający dopuścił rozwiązania równoważne i jakie kryteria wskazał. Gdy dokumentacja nie zawiera takiego zapisu, Minerva zgłasza brak informacji i nie formułuje odpowiedzi przeczącej. Monitoring zmian informuje z kolei o odpowiedziach zamawiającego na pytania wykonawców, w tym o tych, które dotyczą równoważności materiałów. Minerva czyta dokumenty w formatach PDF, Word i Excel, a skany rozpoznaje dzięki OCR.

Sprawdź, w których przetargach jest Twój produkt, także pod nazwą konkurenta. Atlas startuje wkrótce, a osoby z listy oczekujących dostaną dostęp jako pierwsze.

Najczęstsze pytania o produkt równoważny w przetargu

Czy zamawiający musi dopuścić produkt równoważny?

Gdy zamawiający opisuje przedmiot zamówienia przez wskazanie znaku towarowego, producenta lub konkretnego produktu, dopisuje wyrazy „lub równoważny” i wskazuje kryteria oceny równoważności (art. 99 ust. 5 i 6 Pzp). Gdy opis jest w pełni parametryczny, z opisem zgodny jest każdy produkt spełniający parametry, niezależnie od nazwy. Wiele SWZ zawiera też ogólną klauzulę, zgodnie z którą każdą nazwę handlową w dokumentacji czyta się z dopiskiem „lub równoważne”.

Kto ocenia, czy produkt jest równoważny?

Na etapie oferty równoważność ocenia zamawiający, a ciężar jej wykazania spoczywa na wykonawcy. Na etapie realizacji robót budowlanych zastosowanie materiału zatwierdza zwykle inspektor nadzoru inwestorskiego na podstawie wniosku materiałowego, czasem po konsultacji z projektantem lub zamawiającym, zgodnie z umową.

Czy można zaproponować zamiennik materiału po podpisaniu umowy?

Tak, jeśli zamiennik spełnia parametry z dokumentacji, a umowa i specyfikacja techniczna przewidują taką ścieżkę. Generalny wykonawca składa wtedy wniosek materiałowy z dokumentami produktu. Zmiana, która wykracza poza wymagania dokumentacji, może wymagać zgody zamawiającego i zmiany umowy.

Jakie dokumenty potwierdzają równoważność produktu?

Najczęściej karta techniczna, deklaracja właściwości użytkowych, krajowa lub europejska ocena techniczna, certyfikaty, raporty z badań i klasyfikacje, np. ogniowa. Dokumentacja zamówienia może wskazywać konkretne przedmiotowe środki dowodowe, które trzeba dołączyć do oferty.

Czy produkt równoważny może być tańszy od wskazanego w dokumentacji?

Tak. Równoważność ocenia się po parametrach, a cena produktu nie jest jej kryterium, więc dostawca może zaproponować generalnemu wykonawcy niższą cenę. Zamiana produktu nie zmienia natomiast ceny w umowie z zamawiającym. Wiele SWZ wprost zastrzega, że rozwiązanie równoważne nie może prowadzić do zmiany ceny.

Jak znaleźć przetargi, w których mój produkt jest opisany inną nazwą?

Trzeba szukać w treści dokumentacji, głównie w przedmiarach, po materiale, technologii i synonimach. Minerva Atlas robi to codziennie na podstawie profilu oferty z nazwami handlowymi konkurencji, a gdy zamawiający opublikuje wynik postępowania, pokazuje firmę, która wygrała przetarg.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnym postępowaniu rozstrzygają zapisy SWZ, dokumentacji projektowej i umowy.