Ile realnie kosztuje przegapiony przetarg? Rachunek, którego nikt nie robi

Źródło danych: ogłoszenia z BZP i TED oraz dokumentacja postępowań w bazie Minervy, luty-wrzesień 2026 · Stan danych: 13 października 2026

Firmy potrafią policzyć koszt złożenia oferty: godziny pracy, dokumenty, wadium. Rzadko liczą koszt oferty, której nie złożyły, bo o postępowaniu dowiedziały się za późno albo wcale. Ten drugi rachunek bywa wyższy. Postępowań pasujących do profilu firmy pojawia się w miesiącu więcej, niż zespół zdąży przejrzeć ręcznie, a każde pominięte to kontrakt, który trafia do kogoś innego. Poniżej rozkładamy ten koszt na czynniki, podajemy wzór do samodzielnego podstawienia i pokazujemy, jak w kilka minut sprawdzić skalę własnego rynku.

Co to jest koszt przegapionego przetargu

Koszt przegapionego przetargu to wartość kontraktów, które firma mogła realnie zdobyć w postępowaniach dopasowanych do swojego profilu, ale nie złożyła oferty, bo nie zauważyła ogłoszenia na czas. W języku ekonomii to koszt alternatywny: marża z zamówień, o które firma w ogóle nie zawalczyła.

Tego kosztu nie ma w księgach. Przegrany przetarg zostawia ślad: przygotowaną ofertę, protokół i wynik, z którego można wyciągnąć wnioski. Przegapiony przetarg nie zostawia nic. Kontrakt realizuje inna firma, a zespół zwykle nawet nie wie, że postępowanie się odbyło. Dlatego tak łatwo pominąć ten koszt w planowaniu sprzedaży.

Na pełny rachunek składa się kilka pozycji:

• Utracona marża. Zysk z kontraktów, które firma mogła wygrać, gdyby złożyła ofertę.
• Utracone referencje. Każde zrealizowane zamówienie publiczne to doświadczenie, na które można powołać się w warunkach udziału kolejnych postępowań. Brak startu oznacza też wolniejsze budowanie portfolio referencji.
• Utracona wiedza o rynku. Udział w postępowaniu pokazuje ceny konkurencji i oczekiwania zamawiającego. Tej wiedzy nie zdobywa się z przetargów, których się nie widziało.
• Utracone kolejne zamówienia. Wielu zamawiających ogłasza podobne zamówienia regularnie, więc pierwszy kontrakt u danego zamawiającego często otwiera drogę do następnych.

Ile postępowań trafia na rynek w ciągu miesiąca

Od lutego do września 2026 polscy zamawiający ogłosili w Biuletynie Zamówień Publicznych i w TED 112 846 postępowań, średnio 14 106 miesięcznie. Do tego dochodzą zamówienia poniżej progów ustawowych, ogłaszane na platformach zakupowych i w BIP zamawiających. Jak działa ten system i jakie są tryby postępowania, opisujemy w przewodniku przetargi publiczne: jak działają.

Dla pojedynczej firmy liczy się ułamek tego wolumenu: postępowania dopasowane do jej oferty, skali i regionu. Poniższe zestawienie pokazuje, ile postępowań pojawia się średnio w miesiącu w wybranych branżach, jaka jest mediana ich wartości i jak często rozstrzygają się przy jednej ofercie.

Budownictwo to branża z największą liczbą postępowań: średnio 4 597 ogłoszeń miesięcznie, o medianie wartości szacunkowej około 595 tys. zł netto. Najwyższą medianę, około 1,2 mln zł, mają OZE i energetyka, przy średnio 74 ogłoszeniach miesięcznie.

Wolumen zmienia się w ciągu roku. W budownictwie liczba ogłoszeń rośnie od około 3,1 tys. w lutym do 5,8 tys. w lipcu. W OZE i energetyce rośnie przez całe analizowane okno, z około 60 ogłoszeń miesięcznie na początku roku do ponad 100 we wrześniu.

Wartość szacunkową netto udało się ustalić z dokumentacji dla około 20% postępowań (od 16% w IT do 25% w budownictwie), dlatego mediany opisują tę część rynku, dla której kwota jest znana.

Mediana lepiej niż średnia opisuje typowe zamówienie, bo średnią zawyżają pojedyncze kontrakty o bardzo dużej wartości. Z tego samego powodu medianą posługujemy się w analizie konkurencji w przetargach. Liczba ofert też wiele mówi o koszcie przeoczenia: od lutego do września 2026 aż 38,7% części zamówień rozstrzygnęło się przy jednej ofercie. Ten wskaźnik liczymy na częściach, a nie na całych postępowaniach. Zamawiający często dzielą jedno postępowanie na kilka części (na przykład pakiety leków albo odcinki dróg), a wykonawcy składają oferty i wygrywają w każdej z nich osobno. Liczba postępowań i mediany wartości w tabeli dotyczą całych postępowań.

Branża zmienia wagę przeoczenia

Ten sam przeoczony przetarg kosztuje różnie w zależności od branży. W branży medycznej 67,2% części zamówień rozstrzyga się przy jednej ofercie, w IT 54,0%. W budownictwie jedną ofertę ma tylko 15,5% części, ale to najliczniejszy segment, ze średnio 4 597 ogłoszeniami miesięcznie. W usługach jedna oferta wpływa w 30,9% części, w OZE i energetyce w 9,4%. W branżach o niskiej liczbie ofert przeoczone postępowanie częściej jest takim, w którym firma byłaby jednym z nielicznych oferentów, więc realna szansa wygranej bywa tam wyższa. W branżach z większą konkurencją przeoczenia kosztują przede wszystkim skalą, bo pasujących postępowań jest po prostu więcej.

Osobną grupę tworzą postępowania, do których nie wpłynęła żadna oferta. W około 5% wszystkich części zamawiający chciał kupić i nikt się nie zgłosił, a brak jakiejkolwiek oferty odpowiada za 54,6% unieważnień. Takie zamówienia są zwykle ogłaszane ponownie, więc firma, która je obserwuje, może wystartować przy kolejnym podejściu.

Dlaczego ręczny przegląd ogłoszeń przepuszcza najwięcej

Przeoczenia rzadko wynikają z niedbałości. Zwykle stoi za nimi kilka powtarzalnych mechanizmów, które nasilają się razem z wielkością rynku.

1. Wolumen. Kilkanaście tysięcy ogłoszeń miesięcznie przekracza możliwości jednej osoby, więc przegląd staje się wyrywkowy.
2. Rozproszone źródła. Ogłoszenia trafiają do Biuletynu Zamówień Publicznych na platformie e-Zamówienia, do TED, na platformy zakupowe zamawiających i do BIP. Śledzenie jednego kanału zostawia pozostałe poza zasięgiem. Przegląd portali i prostą rutynę wyszukiwania opisuje poradnik gdzie szukać przetargów publicznych.
3. Różne opisy i kody CPV. Zamawiający opisują ten sam przedmiot różnymi słowami, a kod CPV bywa dobrany szeroko albo nietrafnie. Wyszukiwanie po samych kodach i słowach kluczowych gubi część pasujących postępowań, o czym piszemy przy wyszukiwaniu kontekstowym przetargów.
4. Krótkie terminy. W trybie podstawowym mediana czasu od publikacji ogłoszenia do terminu składania ofert wynosi 14 dni, a 27,2% postępowań daje mniej niż 10 dni na przygotowanie oferty. W usługach ten odsetek sięga 47,1%, w branży medycznej i IT 41,5%. W budownictwie terminy są dłuższe, zwykle około 2,5 tygodnia, a w przetargach nieograniczonych krótki termin praktycznie nie występuje (mediana 32 dni). Postępowanie zauważone tydzień po publikacji bywa już poza zasięgiem, bo zespół nie zdąży przygotować oferty.
5. Zależność od jednej osoby. Monitoring prowadzony przez jednego pracownika zatrzymuje się na czas jego urlopu, choroby albo zmiany stanowiska.
6. Zmęczenie rutyną. Pierwszy tydzień BZP sprawdza się codziennie, po miesiącu co kilka dni, po kwartale wtedy, gdy jest czas.
7. Szum i duplikaty. To samo postępowanie pojawia się w kilku źródłach, a nietrafne wyniki zajmują czas, który mógłby pójść na ogłoszenia naprawdę pasujące do firmy.

Te mechanizmy wzajemnie się wzmacniają. Im większy rynek, tym szybciej ręczny przegląd traci szczelność, a jednocześnie tym droższe jest każde przeoczenie.

Jak policzyć własny rachunek

Pytanie „ile tracę na przetargach, których nie zauważyłem” da się sprowadzić do jednego wzoru. W skrócie: liczba przetargów, które umykają zespołowi, razy szansa, że firma złożyłaby w nich ofertę i wygrała, razy wartość kontraktu i marża. Każdą zmienną możesz podstawić z danych własnej firmy.

Miesięczny koszt przegapionych przetargów = N × (1 - W) × O × S × V × M

Wzór liczy się w sześciu krokach, od lewej do prawej:

1. N: liczba postępowań dopasowanych do profilu firmy w miesiącu. To punkt wyjścia.
2. (1 - W): część z nich, która umyka zespołowi. W to odsetek postępowań, które zespół realnie zauważa, więc przy W równym 60% umyka 40%.
3. O: odsetek przeoczonych postępowań, w których firma złożyłaby ofertę, gdyby je zauważyła. Nie w każdym pasującym przetargu warto startować, więc najlepiej przyjąć tu odsetek z własnej praktyki.
4. S: skuteczność, czyli odsetek wygranych ofert. Po tym kroku wiesz, ile kontraktów statystycznie przepadło.
5. V: mediana wartości zamówienia w Twojej branży. Pomnożenie przez nią daje utracony przychód.
6. M: marża na kontrakcie. Pomnożenie przez nią daje utracony zysk, który lepiej nadaje się do planowania budżetu sprzedaży i zespołu ofertowego.

Przykładowe wyliczenie

Weźmy firmę budowlaną, do której profilu pasuje 30 postępowań miesięcznie. Zespół wychwytuje 60% z nich, składa ofertę w połowie zauważonych i wygrywa co piątą.

W tym przykładzie 12 przeoczonych postępowań miesięcznie oznacza statystycznie około 14 kontraktów rocznie, których firma nawet nie postawiła na stole. Przy medianie wartości szacunkowej w budownictwie, około 595 tys. zł netto, daje to około 8,6 mln zł utraconego przychodu i około 685 tys. zł utraconej marży w skali roku.

Założenia przykładu są ostrożne. Skoro ponad jedna trzecia części zamówień rozstrzyga się przy jednej ofercie, skuteczność dobrze przygotowanej firmy w wybranych segmentach bywa wyższa niż 20%. Podstaw własne liczby: W, O, S i M znasz z historii własnych ofert, a N i V najszybciej odczytasz z raportu rynku opisanego niżej.

Efekt skali: miesiąc, rok

Pojedyncze przeoczenie łatwo zbagatelizować. Kłopot w tym, że powtarza się co miesiąc. To, co w skali tygodnia wygląda jak kilka ogłoszeń, które umknęły, w skali roku staje się stałym strumieniem kontraktów trafiających do firm, które patrzą uważniej.

Koszt czasu, który zespół poświęca na analizę dokumentacji, oraz wzór na zwrot z narzędzia opisujemy w poradniku ile kosztuje analiza przetargów i kiedy automatyzacja się zwraca. Oba rachunki warto zestawić: jeden pokazuje koszt pracy nad postępowaniami, które zespół widzi, drugi wartość tych, których nie widzi.

Jak w kilka minut sprawdzić, ile ominęło Cię w ostatnich 30 dniach

Najtrudniejsze w tym wzorze są dwie liczby rynkowe: ile postępowań pasuje do Twojej firmy i ile są warte. Dopóki ich nie znasz, zdanie „u nas przetargi się nie sprawdzają” pozostaje założeniem, którego nikt nie zweryfikował. Rynek jest przy tym otwarty dla mniejszych firm: 88,4% ofert w polskich przetargach składają małe i średnie przedsiębiorstwa, a w 97,5% przypadków startuje pojedyncza firma bez konsorcjum.

Obie liczby pokazuje bezpłatny raport w Playground. Wklejasz adres strony firmowej, a raport pokazuje, ile warte były przetargi dla Twojej branży w ostatnich 30 dniach, jakie konkretne postępowania się pojawiły i kto już po nie sięga. Raport liczony jest z bazy 141 tysięcy polskich przetargów.

Co zawiera raport

1. Wartość rynku. Jedna kwota: ile były warte zamówienia publiczne dopasowane do profilu firmy w ostatnich 30 dniach, z jawnie podanym pokryciem danych.
2. Konkretne postępowania. Pięć realnych ogłoszeń dopasowanych do oferty i do skali firmy.
3. Rynek regionalny. Mapa Polski z wartością i liczbą postępowań oraz medianą zamówień w każdym województwie. Największy rynek często leży poza regionem, w którym firma dziś działa.
4. Konkurencja. Ile postępowań w branży miało tylko jedną ofertę.
5. Zwycięzcy. Firmy, które w ostatnim półroczu wygrywały przetargi w Twojej branży.

Trzy kroki do raportu

1. Adres strony. Minerva czyta ofertę i realizacje firmy ze strony, więc nie trzeba niczego opisywać ani znać kodów CPV.
2. Potwierdzenie profilu. Raport pokazuje, jak rozpoznał firmę i jakich przetargów szuka. Korekta zajmuje jedno kliknięcie.
3. Raport rynku. Pełny, na ekranie, gotowy w kilka minut. Bez zakładania konta i bez rozmowy z handlowcem.

Raport daje Ci N i V dla własnego profilu. Zestaw je z liczbą ogłoszeń, które zespół faktycznie przejrzał w tym samym okresie, a różnica da pierwszą, konkretną wartość W we wzorze. Często to pierwszy moment, w którym przeoczony przetarg przestaje być abstrakcją i staje się kwotą.

Zobacz, ile postępowań pasujących do Twojej firmy pojawiło się w ostatnich 30 dniach: wygeneruj bezpłatny raport w Playground.

Co zmienia szybki pierwszy przegląd i stały monitoring

Wzór ma dwa miejsca, w których narzędzie może realnie przesunąć wynik: odsetek wychwyconych postępowań (W) oraz czas potrzebny na ocenę szans, od którego zależy, w ilu z nich zespół zdąży złożyć ofertę (O). Minerva wspiera zespół w obu.

• Pokrycie źródeł. Minerva codziennie monitoruje 16 500 źródeł, w tym BZP na platformie e-Zamówienia, TED, platformy zakupowe i BIP zamawiających, a to samo postępowanie pochodzące z kilku źródeł łączy w jeden rekord. Wyniki trafiają do wyszukiwarki dopasowanych przetargów.
• Dopasowanie do profilu. Wyszukiwanie semantyczne ocenia treść ogłoszenia i dokumentacji, dzięki czemu obejmuje także postępowania opisane innymi słowami albo oznaczone nietrafnym kodem CPV. Każdy wynik ma ocenę poziomu dopasowania, a własne kryteria i filtry zespół ustawia samodzielnie.
• Powiadomienia dla zespołu. Nowe dopasowane postępowania, zmiany w obserwowanych przetargach i ich unieważnienia trafiają mailem do osób, które się nimi zajmują, więc przegląd nie zależy od jednego pracownika. Szczegóły opisuje strona monitoringu przetargów.
• Plany zamówień. Sekcja Plany zbiera plany zamówień publicznych i ogłoszenia wstępne z szacowaną wartością, więc część okazji widać, zanim postępowanie zostanie ogłoszone.
• Szybki pierwszy przegląd. Minerva czyta pełną dokumentację, także skany PDF dzięki OCR, i wyciąga kluczowe informacje: wadium, terminy, warunki udziału, wymagania personalne. Każda odpowiedź AI ma cytat z odnośnikiem do miejsca w dokumencie źródłowym, co ułatwia weryfikację. Więcej na stronie analizy dokumentacji.

Decyzja o starcie, wycena i przygotowanie oferty zostają po stronie Twojego zespołu. Minerva skraca drogę od ogłoszenia do tej decyzji, żeby zespół zdążył rzetelnie ocenić więcej pasujących postępowań. Jak podejść do samej oceny szans, opisujemy w poradniku o decyzji go/no-go w przetargu.

Metodologia

Liczbę ogłoszonych postępowań liczymy na wszystkich ogłoszeniach o zamówieniu polskich zamawiających opublikowanych od lutego do września 2026 w Biuletynie Zamówień Publicznych (87 507 ogłoszeń) i w Dzienniku Urzędowym UE, czyli TED (25 339 ogłoszeń, bez ogłoszeń o zmianie): łącznie 112 846 postępowań. Średnia miesięczna to ich suma podzielona przez osiem miesięcy. Jednostką jest postępowanie, a branżę wyznacza główny kod CPV ogłoszenia.

Terminy składania ofert pochodzą z tych samych ogłoszeń. Tryb podstawowy liczymy na ogłoszeniach z BZP, a przetarg nieograniczony na ogłoszeniach z TED. Bierzemy pierwotny termin z ogłoszenia, bez późniejszych przedłużeń. Gdy postępowanie ma kilka części z różnymi terminami, bierzemy ten, który upływa najwcześniej. Liczymy dni kalendarzowe od publikacji ogłoszenia do tego terminu.

Wartość szacunkową i liczbę ofert bierzemy z dokumentacji postępowań w bazie Minervy. Do tego zestawienia weszły postępowania z pięciu platform zakupowych (e-Zamówienia, platformazakupowa.pl, ezamawiajacy.pl, eB2B i Logintrade) w trybie Pzp, wszczęte od lutego do września 2026, bez zamówień z wolnej ręki. BZP nie podaje wartości szacunkowej, a TED robi to w około 14% ogłoszeń, dlatego kwotę wyciągamy z dokumentów postępowania. Uwzględniamy tylko kwoty netto w złotych, bez kwot równych progom ustawowym i niższych niż 1 000 zł. Liczbę ofert bierzemy z protokołów z otwarcia ofert (art. 222 ust. 5 Pzp), a gdy ich brak, z ogłoszeń o wyniku, i liczymy na części zamówienia: łącznie 184 760 części. We wszystkich zestawieniach branżę wyznacza główny kod CPV. Odsetki jednej oferty liczymy na stanie danych z 13 października 2026, dlatego różnią się nieznacznie od podanych w naszej wcześniejszej analizie liczby ofert w przetargach.

Definicje branż: budownictwo to CPV 45, branża medyczna CPV 33, IT CPV 72, usługi CPV 50-98 bez 72 i 85. OZE i energetyka obejmują energię elektryczną, parę i ciepło, energię słoneczną, budowę elektrowni i ciepłowni, ogniwa fotowoltaiczne oraz przesył i dystrybucję energii. Pięć branż obejmuje około 70% ogłoszeń, a OZE częściowo nakłada się na budownictwo i usługi, dlatego suma branż nie jest liczbą wszystkich postępowań.

Najczęstsze pytania

Co to jest koszt przegapionego przetargu?

To wartość kontraktów, które firma mogła zdobyć w postępowaniach dopasowanych do swojego profilu, ale nie złożyła oferty, bo nie zauważyła ogłoszenia na czas. Jest to koszt alternatywny, który nie widnieje w księgach, dlatego rzadko trafia do planów sprzedaży.

Jak policzyć koszt przegapionych przetargów?

Pomnóż liczbę pasujących postępowań w miesiącu przez odsetek tych, które umykają zespołowi, odsetek, w którym firma złożyłaby ofertę, skuteczność ofert, medianę wartości zamówienia i marżę. Przy 30 pasujących postępowaniach miesięcznie, wychwytywaniu 60% z nich, składaniu oferty w połowie zauważonych i skuteczności 20% firma statystycznie traci około 14 kontraktów rocznie. Przy medianie wartości w budownictwie, około 595 tys. zł netto, to około 8,6 mln zł przychodu i 685 tys. zł marży.

Dlaczego firmy przegapiają przetargi?

Najczęstsze przyczyny to duży wolumen ogłoszeń, rozproszenie źródeł (BZP, TED, platformy zakupowe, BIP), różne opisy tego samego przedmiotu i nietrafne kody CPV, krótkie terminy składania ofert oraz monitoring zależny od jednej osoby. W usługach 47,1% postępowań w trybie podstawowym daje mniej niż 10 dni na przygotowanie oferty.

Ile przetargów ogłasza się w Polsce?

Od lutego do września 2026 polscy zamawiający ogłosili w BZP i TED 112 846 postępowań, średnio 14 106 miesięcznie. Najwięcej w budownictwie (średnio 4 597 miesięcznie) i w usługach (3 630). Do tego dochodzą zamówienia poniżej progów ustawowych publikowane na platformach zakupowych i w BIP zamawiających.

W których branżach przegapiony przetarg kosztuje najwięcej?

Tam, gdzie konkurencja jest najmniejsza albo rynek największy. W branży medycznej 67,2% części zamówień rozstrzyga się przy jednej ofercie, w IT 54,0%. Budownictwo ma jedną ofertę tylko w 15,5% części, ale to najliczniejszy segment, ze średnio 4 597 ogłoszeniami miesięcznie. Najwyższą medianę wartości szacunkowej mają OZE i energetyka, około 1,2 mln zł netto.

Czym różni się przegapiony przetarg od przegranego?

Przegrany przetarg zostawia ofertę, wynik i wnioski na przyszłość. Przegapiony nie zostawia żadnego śladu: firma nie wie, że postępowanie się odbyło, więc nie może ani wyciągnąć wniosków, ani uwzględnić go w planach.

Jak sprawdzić, ile przetargów ominęło moją firmę w ostatnim miesiącu?

Najszybciej w bezpłatnym raporcie Playground. Po wpisaniu adresu strony firmowej raport pokazuje łączną wartość i przykładowe postępowania dopasowane do profilu z ostatnich 30 dni, rozkład regionalny, konkurencję i zwycięzców w branży. Porównaj te dane z ogłoszeniami, które zespół przejrzał w tym samym czasie.

Czy automatyczny monitoring przetargów zastępuje decyzję o starcie?

Nie. Monitoring i szybki pierwszy przegląd zwiększają liczbę postępowań, które zespół zdąży zauważyć i ocenić. Decyzja o udziale, wycena i przygotowanie oferty pozostają po stronie firmy.

Chcesz zobaczyć, jak Minerva wychwytuje postępowania dopasowane do Twojej firmy? Umów rozmowę. Pokażemy wyszukiwarkę i monitoring na Twoim profilu i ustalimy dostęp w okresie testowym, żebyś mógł sprawdzić je w codziennej pracy zespołu.