Najlepsi eksperci przetargowi nie potrzebują AI?

Inni używają AI, a Twój zespół wciąż zmaga się z zaufaniem do jego odpowiedzi. Konkurencja chwali się, że ofertę przygotowuje w jedno popołudnie. Łatwo poczuć, że zostajesz w tyle.

A może Twoi najlepsi eksperci mają rację? Większości przetargów nie przegrywa się ceną ani szybkością pisania. Przegrywa się je procesem: zmianą SWZ, której nikt nie przeczytał, wymaganiem na stronie 214, jednym dokumentem, którego zabrakło w wysyłce. Generyczne narzędzie AI tego nie naprawi, a często wręcz pogorszy sprawę.

Gdzie powstają ryzyka w procesie ofertowym

Każde z tych ryzyk pojawia się przed terminem składania ofert. Wtedy da się je naprawić, potem już prawie nigdy.

Przetarg to ruchomy cel

Dokumentacja przetargowa nie jest stała. Do terminu składania ofert zamawiający zmienia SWZ, odpowiada na pytania innych wykonawców i przesuwa terminy. Każda odpowiedź staje się zasadą, której musisz przestrzegać, nawet jeśli to nie Ty zadałeś pytanie.

Większość zespołów wciąż śledzi to, odświeżając platformę zakupową. Przegrywa często oferta przygotowana starannie na podstawie pierwszej wersji dokumentów. To najmniej efektowne ryzyko w zamówieniach publicznych, a rozstrzyga więcej postępowań niż cena.

AI, które czyta po łebkach, jest gorsze niż brak AI

Wrzucasz przetarg do czatbota i w kilka sekund dostajesz zgrabne podsumowanie. Brzmi tak samo pewnie, niezależnie od tego, czy model przeczytał wszystkie 400 stron, czy tylko te, które udało się otworzyć.

Często nie przeczytał wszystkiego. Archiwa się nie otwierają, skany nie mają warstwy tekstowej, a modele gorzej wykorzystują informacje ze środka długiego tekstu niż z jego początku i końca.

Odpowiedzialność zostaje po Twojej stronie, a izby odwoławcze już mówią to wprost:

• AI, które coś przeoczyło. Wykonawca w Niemczech zlecił analizę dokumentacji ChatGPT zamiast prawnikowi. Model przeoczył wadę, którą wykonawca powinien był w porę zakwestionować. Werdykt izby: błędy modelu obciążają wykonawcę (VK Niedersachsen, VgK-14/2025).
• AI, które coś zmyśliło. Wykonawca w Polsce przygotował z pomocą AI wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, powołując się na interpretacje podatkowe, które nigdy nie istniały. KIO wykluczyła go za wprowadzenie zamawiającego w błąd (KIO 3335/25 i in.).

W żadnym z tych przypadków problemem nie było AI. Problemem było to, że nikt nie sprawdził jego pracy.

Właściwe pytanie do AI w przetargach nie brzmi więc „jak szybko pisze?”, tylko „czy potrafi udowodnić, co przeczytało?”.

Dobre oferty giną na ostatniej prostej

Najbardziej bolesne porażki rzadko są kwestią ceny. To mocne oferty odrzucone z banalnego powodu: brakującego formularza, złego formatu podpisu, wadium, które wygasa za wcześnie, wysyłki rozpoczętej dziesięć minut przed terminem.

Przyczyna zwykle jest ta sama. Checklistę zrobiono raz i nigdy jej nie zaktualizowano. W dniu składania ofert opisywała przetarg, którego już nie było.

Wszystko albo nic

Doświadczony ekspert, który nie ufa czatbotowi, ma rację. Nie dlatego, że AI jest złe, tylko dlatego, że jego wiedza i odpowiedzialność są warte więcej niż szybkie podsumowanie, którego nie da się sprawdzić.

Pozostają dwie rozsądne drogi:

• Nie używać AI wcale i polegać na doświadczeniu zespołu. Wolniej, ale świadomie.
• Używać narzędzia stworzonego do przetargów, które daje ekspertom supermoce i pozwala im w każdej chwili sprawdzić, skąd wzięła się odpowiedź.

Najgorsza jest droga środkiem: tanie, generyczne AI, któremu ufa się trochę i które sprawdza się czasem.

Dobre narzędzie poznasz po tym, że zapewnia:

• Pełne zrozumienie dokumentacji. Każde wymaganie z odnośnikiem do źródła, który ekspert sprawdzi jednym kliknięciem.
• Aktualne dane wychwycone świeżo po zmianach jeszcze w dniu publikacji.
• Ostatnie słowo dla eksperta, który zyskuje czas na wycenę, strategię i decyzje.

Najlepsi eksperci przetargowi nie potrzebują AI, które myśli za nich. Potrzebują AI, dzięki któremu niczego nie przeoczą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można używać ChatGPT do analizy SWZ?

Można, ale odpowiedzialność za każdy błąd modelu ponosi wykonawca. W 2025 r. izba w Dolnej Saksonii (VK Niedersachsen, VgK-14/2025) uznała, że wada przeoczona przez ChatGPT obciąża wykonawcę, który na nim polegał. Każde wymaganie wskazane przez AI warto sprawdzić bezpośrednio w dokumentacji.

Czy wykonawca odpowiada za błędy AI w ofercie przetargowej?

Tak. Użycie AI nie przenosi odpowiedzialności na narzędzie ani na jego dostawcę. KIO wykluczyła wykonawcę, który w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny powołał się na wygenerowane przez AI interpretacje podatkowe, które nigdy nie istniały (KIO 3335/25 i in.).

Dlaczego czatbot AI może pominąć wymagania z dokumentacji przetargowej?

Z trzech powodów: część plików, np. archiwa, w ogóle się nie otwiera, skany PDF często nie mają warstwy tekstowej, a modele językowe słabiej wykorzystują informacje ze środka długiego tekstu niż z jego początku i końca. Podsumowanie brzmi przy tym równie pewnie, nawet gdy część dokumentacji nie została przeczytana.

Jak rozpoznać narzędzie AI dopasowane do przetargów publicznych?

Dobre narzędzie AI do przetargów spełnia trzy warunki:

1. Każde wymaganie ma odnośnik do źródła w dokumentacji, który ekspert sprawdza jednym kliknięciem.
2. Zmiany SWZ i odpowiedzi na pytania wykonawców trafiają do analizy jeszcze w dniu publikacji.
3. Ostateczną decyzję o wycenie i złożeniu oferty podejmuje ekspert.