Przetargi w pigułce. Co musi wiedzieć firma, która chce zacząć brać w nich udział (i wygrywać)?

Przetarg to proces biznesowy, nie jednorazowa próba Jednym z najczęstszych błędów firm rozpoczynających przygodę z przetargami jest traktowanie ich jako pojedynczego zdarzenia. Tymczasem skuteczne uczestnictwo w przetargach to powtarzalny proces, który obejmuje:

• systematyczne wyszukiwanie ogłoszeń,
• selekcję tych realnie dopasowanych do profilu firmy,
• analizę dokumentacji,
• przygotowanie oferty zgodnej z wymaganiami,
• kontrolę terminów i ryzyk formalnych.

Bez uporządkowania tego procesu bardzo szybko pojawia się frustracja, poczucie straconego czasu i często rezygnacja z kolejnych przetargów.

Przewaga zaczyna się wcześniej Informacje dotyczące przetargów są rozproszone. Wiele platform, różne formaty ogłoszeń i niejednolite opisy przedmiotu zamówienia, potrafią przyprawić o siwiznę.

Od 1,5 do 4 tyle godzin dziennie statystyczny pracownik traci na przeglądanie ogłoszeń i wstępną analizę dokumentów przetargowych.

Ponad 2000 tyle portali przetargowych, jest dostępnych w samej Europie.

Firmy, które przeglądają przetargi „ręcznie”, bardzo często nie zauważają istotnych szczegółów. Nie ma w tym nic dziwnego, szybkie skanowanie wzrokiem ofert, wykonywane często w pośpiechu, znacząco obniża uważność na detale. Dodatkowo proces selekcji przetargów jest czasochłonny i nierzadko brakuje czasu na dokładne przejrzenie wszystkich dostępnych zamówień. Wówczas łatwo wpaść w pułapkę ,,złóżmy ofertę, może się uda”, która w rzeczywistości często oddala od wygranej.

Specyfikacja warunków zamówienia, załączniki, wzory umów, wymagania formalne, dokumentacja przetargowa potrafi liczyć kilkadziesiąt, a czasem kilkaset stron. Najczęstsze powody odrzucenia ofert to nie brak konkurencyjnej ceny, lecz:

• brak jednego załącznika,
• niewłaściwa forma dokumentu,
• przeoczone wymaganie techniczne,
• błędna interpretacja zapisów umowy.

Dlatego analiza dokumentacji nie może być pobieżna ani przypadkowa. Firmy, które wygrywają przetargi, dokładnie wiedzą:

• jakie są warunki udziału,
• jakie kryteria decydują o wyborze oferty,
• gdzie kryją się ryzyka kontraktowe.

Wskazówka: Profesjonalne podejście do udziału w przetargu powinno zaczynać się od odpowiednio wyselekcjonowanych ofert. Informacje, które mają dla firmy realny sens biznesowy, to te które zbliżają do wygranej.

Od czego warto zacząć? Zanim firma zdecyduje się wystartować w przetargu, warto uporządkować podejście do tego procesu. Istotne jest zdefiniowanie:

• jakie zamówienia realnie pasują do kompetencji organizacji,
• jakie warunki decydują o opłacalności udziału
• oraz które wymagania formalne i techniczne są krytyczne.

Równie ważne jest jasne przypisanie odpowiedzialności w zespole, na każdym etapie.Taka refleksja przed startem zmniejsza ryzyko pochopnych decyzji i tworzy solidną podstawę np. pod automatyzację działań.

Wsparcie skraca drogę do sukcesu Nawet najlepsze narzędzie nie zastąpi wiedzy i doświadczenia. Firmy wchodzące na rynek przetargów potrzebują:

• potwierdzenia, że dobrze rozumieją wymagania,
• wsparcia w interpretacji zapisów,
• możliwości konsultacji w kluczowych momentach.

Dlatego coraz większą wartość mają rozwiązania, które nie tylko automatyzują wyszukiwanie i analizę przetargów, lecz także zapewniają realne wsparcie merytoryczne - tak, aby firma nie została pozostawiona sama sobie na żadnym etapie postępowania.

“Opieka klienta i dostęp do realnego wsparcia są równie ważne jak sama technologia. To one skracają uczenie się i pozwalają szybciej przejść od pierwszej oferty do pierwszego wygranego postępowania.”

Jędrzej Stoiński, Customer Success Manager Podsumowanie Firmy, które regularnie wygrywają przetargi, nie liczą na szczęście. Działają w oparciu o:

• dane i rzetelną analizę,
• uporządkowany proces,
• automatyzację
• i wsparcie eksperckie.

Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw traktuje narzędzia do wykrywania i analizy przetargów nie jako koszt, lecz jako inwestycję w kanał sprzedaży.

Czy Twoja firma jest gotowa aby wypróbować automatyzację i skupić się wyłącznie na postępowaniach o realnym potencjale biznesowym? Nie trać czasu na selekcję i analizę przypadkowych ofert, skontaktuj się z nami.

Napisane przez

Minerva Team.