Efektywne zarządzanie - dlaczego jest kluczowe w procesie przetargowym?

Wprowadzenie O efektywności mówi się dziś bardzo dużo - szczególnie w kontekście biznesu, gdzie konkurencja i presja jest w standardzie. Warto jednak pamiętać, że efektywność nie musi iść w parze z nadmiarem pracy. W artykule odpowiemy na pytanie, dlaczego efektywne zarządzanie jest tak istotne w procesie przetargowym, oraz jak realnie wpływa ono na jakość składanych ofert przetargowych.

Czas to pieniądz - także w przetargach Praca nad przetargami składa się z wielu pozornie drobnych i szybkich czynności, takich jak:

• wyszukiwanie postępowań,
• ocena ich dopasowania do profilu firmy,
• weryfikacja warunków udziału,
• monitorowanie aktualizacji dokumentacji,
• analiza zmian w treści postępowania.

Każda z tych czynności z osobna nie wydaje się czasochłonna. Problem pojawia się w skali – gdy zespół ofertowy analizuje miesięcznie kilkadziesiąt postępowań, a każde z nich wymaga wykonania podobnych działań. Wówczas nawet niewielkie straty czasu zaczynają się kumulować. Im więcej okazji przetargowych firma chce wykorzystać, tym większej koordynacji i lepszego zarządzania wymaga cały proces.

Najczęstsze problemy w ręcznym procesie przetargowym W organizacjach opierających się głównie na manualnej pracy zespołów ofertowych najczęściej pojawiają się następujące trudności:

• Marnowanie czasu na wyszukiwanie przetargów - zespoły przeszukują wiele portali krajowych i unijnych, często bez gwarancji trafności wyników.
• Słaba priorytetyzacja - brak jasnych kryteriów powoduje, że uwaga skupia się na przetargach widocznych, a niekoniecznie tych, które firma ma realną szansę wygrać.
• Ryzyko niedotrzymania terminów i fragmentaryczne dane - kluczowe informacje znajdują się na wielu osobnych stronach, lub wątkach.
• Przeciążenie zespołów - ręczne kopiowanie danych z PDF-ów, powtarzalne kontrole formalne i tworzenie dokumentów od podstaw.
• Brak przejrzystości dla kadry zarządzającej - ograniczona widoczność statusów postępowań i potencjalnych ryzyk.

W dłuższej perspektywie prowadzi to do frustracji, wypalenia zawodowego oraz niskiego wskaźnika wygranych, nawet w zespołach posiadających duże doświadczenie.

Produktywność firm w liczbach Dane jednoznacznie pokazują, że znaczna część czasu pracy w firmach nie jest poświęcana na działania kluczowe z punktu widzenia biznesu, lecz na zadania rutynowe i administracyjne

Według dostępnych statystyk:

• jedynie 60% czasu pracy pracowników stanowi rzeczywiście produktywna praca,
• pozostałe 40% pochłaniają rozproszenia, powtarzalne obowiązki oraz czynności, które nie tworzą realnej wartości dodanej dla organizacji.¹

W procesie przetargowym proporcje te są często jeszcze bardziej niekorzystne.

Usprawnienia, które dają duży efekt Wystarczy jednak niewielka optymalizacja procesu, aby uzyskać wymierne korzyści. Jeżeli dzięki standaryzacji, automatyzacji lub lepszemu podziałowi zadań każda z kluczowych czynności zostanie skrócona o zaledwie kilka minut, zespół może odzyskać nawet kilka pełnych dni roboczych w miesiącu.

Ten czas można przeznaczyć na analizę konkurencji, dopracowanie oferty cenowej lub podniesienie jakości opisu merytorycznego - czyli elementów, które realnie wpływają na wynik postępowania.

Czym jest efektywne zarządzanie w kontekście przetargów? Efektywne zarządzanie oznacza świadome projektowanie i optymalizację procesów w taki sposób, aby osiągać zamierzone cele przy możliwie najmniejszym nakładzie czasu, kosztów i energii – bez obniżania jakości pracy.

W obszarze przetargów obejmuje ono m.in.:

• jasny podział ról i odpowiedzialności w zespole,
• uporządkowany i powtarzalny proces przygotowania ofert,
• centralny dostęp do aktualnych dokumentów i informacji,
• skuteczną kontrolę terminów oraz ryzyk.

Krótko mówiąc: robienie właściwych rzeczy, we właściwy sposób.

Jak automatyzacja przetargów pozwala wyprzedzić konkurencję? Każdego dnia w Europie ogłaszane są setki nowych przetargów publicznych, które dla wielu firm stanowią szansę na stabilny rozwój. Wyzwaniem zwłaszcza przy dużej liczbie postępowań, jest skuteczne ich wyszukiwanie, selekcja i obsługa.

Automatyzacja przetargów polega na wykorzystaniu technologii do obsługi powtarzalnych, czasochłonnych elementów procesu, tak aby zespół mógł skoncentrować się na decyzjach strategicznych i tworzeniu konkurencyjnych ofert. Nie chodzi o zastępowanie ludzi, lecz o wyposażenie ich w odpowiednie narzędzia.

Obszary najczęściej automatyzowane, przez firmy 1. Zautomatyzowane wyszukiwanie przetargów. 2. Inteligentne filtrowanie i punktację postępowań. 3. Centralne zarządzanie terminami i statusami ofert. 4. Baza pytań i odpowiedzi. 5. Wczesną identyfikacja dopasowania oferty.

Dlaczego warto efektywnie zarządzać procesem przetargowym? Efektywne zarządzanie procesem przetargowym sprawia, że przestaje on być postrzegany jako „walka z czasem”, a zaczyna funkcjonować jako kontrolowane, powtarzalne i skalowalne działanie biznesowe. Ma to szczególne znaczenie z perspektywy dobrostanu pracowników oraz jakości podejmowanych decyzji.

Badania publikowane w bazie PMC wskazują, że odbierana presja czasu, czyli subiektywne poczucie konieczności bardzo szybkiego wykonania zadań, stanowi empirycznie potwierdzony stresor, który prowadzi do wzrostu poziomu stresu oraz nasilenia negatywnych emocji.

W warunkach silnej presji czasowej pracownicy częściej popełniają błędy, działają reaktywnie i skupiają się na doraźnym „gaszeniu pożarów”, zamiast na realizacji celów strategicznych. Dodatkowo, brak uporządkowanego procesu przetargowego często wymusza wykonywanie wielu zadań jednocześnie.

Tymczasem badania pokazują, że: wielozadaniowość może obniżać produktywność nawet o 40%, ponieważ ciągłe przełączanie się między zadaniami osłabia koncentrację, zwiększa obciążenie poznawcze i prowadzi do większej liczby pomyłek.²

W kontekście przetargów, gdzie precyzja, zgodność z dokumentacją i terminowość mają kluczowe znaczenie, takie straty efektywności mogą bezpośrednio wpływać na wynik postępowania. W rezultacie efektywne zarządzanie procesem przetargowym nie tylko zwiększa szanse na sukces biznesowy, lecz także ogranicza stres organizacyjny, poprawia jakość pracy zespołu i pozwala lepiej wykorzystać dostępne zasoby czasowe i kompetencyjne.

Podsumowanie Efektywne zarządzanie procesem przetargowym to realna przewaga konkurencyjna. Pozwala oszczędzać czas, ograniczać liczbę błędów i lepiej wykorzystywać potencjał zespołu, a nawet zwiększyć skuteczność ofert.

Przetargi publiczne oferują ogromne możliwości rozwoju - pod warunkiem, że proces ich obsługi jest szybki, uporządkowany i odporny na błędy. Manualne działania ograniczają skalę. Automatyzacja pozwala ją zwiększyć.

Źródła: ¹ Yomly / Employee Productivity Statistics ² https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC9506568/?

Napisane przez

Minerva Team