Öffentliche Auftraggeber vor der Angebotsabgabe prüfen: 7 Informationen, die Sie vor dem Start einer Ausschreibung kennen sollten

Bevor Ihr Angebotsteam mit der Kalkulation beginnt, lohnt es sich zu wissen, mit wem Sie konkurrieren und worum es geht. Die Analyse des öffentlichen Auftraggebers beantwortet einige konkrete Fragen: Was kauft diese Stelle und wie oft, in welcher Größenordnung hat sie vergleichbare Verfahren vergeben, welche Unternehmen bieten dort und gewinnen, was plant sie in den kommenden Monaten zu beschaffen und landeten ihre Verfahren vor einer Nachprüfungsinstanz? Im Folgenden zeigen wir 7 Informationen, die Sie vor der Entscheidung über eine Teilnahme prüfen sollten, und wo Sie diese finden.

Was ist eine Auftraggeberanalyse

Eine Auftraggeberanalyse ist die Prüfung der Beschaffungshistorie einer öffentlichen Stelle vor der Angebotsabgabe: welche Aufträge sie vergeben hat, zu welchen Beträgen, an welche Unternehmen und unter welchen Wettbewerbsbedingungen. Ziel ist die Einschätzung, ob ein Verfahren zu den Möglichkeiten Ihres Unternehmens passt und wie realistisch die Chancen auf den Zuschlag sind.

Alle diese Daten sind öffentlich. Auftraggeber veröffentlichen Bekanntmachungen, Informationen aus der Angebotsöffnung und Vergabeergebnisse, und die Entscheidungen der Nachprüfungsinstanzen sind ebenfalls zugänglich. Die Herausforderung liegt in der Verteilung: Informationen zu einer einzigen Stelle liegen an mehreren Orten und müssen von Hand zusammengeführt werden.

Beschafferprofil und Auftraggeberprofil: der Unterschied

Die beiden Begriffe klingen ähnlich, beschreiben aber verschiedene Dinge. Das Beschafferprofil ist die Website oder Vergabeplattform, auf der der Auftraggeber seine Verfahren durchführt und die Vergabeunterlagen bereitstellt. Dort laden Sie die Unterlagen herunter und stellen Bieterfragen. Das Auftraggeberprofil in Minerva bündelt die Beschaffungshistorie dieser Stelle in einer Ansicht, aufgebaut aus Daten zu vielen Verfahren.

Wenn Sie Ihre Quellen für Ausschreibungen ordnen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden, wie Sie öffentliche Ausschreibungen in Europa finden.

7 Informationen über den Auftraggeber, die Sie vor der Angebotsabgabe prüfen sollten

1. Was der Auftraggeber kauft und wie oft

Die Aufteilung der Beschaffungen nach CPV-Codes zeigt, ob Ihr Leistungsbereich für den Auftraggeber Routine ist oder ein einmaliges Thema. Eine Stelle, die jedes Jahr vergleichbare Verfahren ausschreibt, hat eingespielte Anforderungen und eine feste Art der Angebotswertung. Das erleichtert die Angebotserstellung und eröffnet die Chance auf wiederkehrende Umsätze in den Folgejahren.

2. Welche Preise in früheren Verfahren angeboten wurden

Angebotspreise aus früheren Ausschreibungen mit ähnlichem Leistungsumfang zeigen, wo der Markt üblicherweise liegt und wie groß die Spanne zwischen dem günstigsten und dem teuersten Angebot ist. Das hilft einzuschätzen, ob das Budget des Auftraggebers zu Ihrer Kostenstruktur passt.

Historische Preise sind Marktkontext. Die Kalkulation erstellt immer Ihr Team auf Basis der eigenen Kosten und der aktuellen Vergabeunterlagen.

3. Wer bietet und wer gewinnt

Die Liste der Unternehmen, die bei einem Auftraggeber Angebote abgeben und den Zuschlag erhalten, sagt viel über das Wettbewerbsniveau aus. Wenn in ähnlichen Verfahren regelmäßig dieselben Firmen auftauchen, stehen dahinter meist Spezialisierung, regionale Präsenz oder schlicht ein enger Markt. Für Sie ist das die Information, mit wem Sie tatsächlich konkurrieren und was Sie von deren Angeboten erwarten können.

4. Wie viele Angebote üblicherweise eingehen

Die Zahl der Angebote in früheren Verfahren hilft, die eigenen Chancen einzuschätzen. Unsere Analyse von mehr als 420.000 Vergabeverfahren in Polen zeigt, dass 40,3 % der Lose mit nur einem Angebot entschieden werden und der Median bei 2 Angeboten pro Los liegt. Bei einem bestimmten Auftraggeber kann dieser Wert deutlich höher oder niedriger ausfallen, deshalb lohnt sich der Blick in seine eigene Historie.

5. Was der Auftraggeber zu beschaffen plant

Beschaffungspläne und Vorinformationen zeigen künftige Verfahren, bevor die Bekanntmachung erscheint. Ein Unternehmen, das frühzeitig von einer geplanten Beschaffung weiß, hat mehr Zeit, Referenzen zusammenzustellen, Nachunternehmer einzubinden und das Team vorzubereiten.

6. Historie der Nachprüfungsverfahren

Entscheidungen der zuständigen Nachprüfungsinstanz zu den Verfahren eines Auftraggebers, etwa der Vergabekammern in Deutschland oder der Landesberufungskammer (KIO) in Polen, zeigen, wie oft seine Ausschreibungen in einen Streit münden und wie diese ausgehen. Das ist hilfreicher Kontext für die Frage, ob Sie Bieterfragen stellen sollten und wie sorgfältig Sie Ihre Unterlagen vorbereiten.

7. Wo und in welchem Rhythmus vergeben wird

Die Regionen der Leistungserbringung und die Wiederkehr von Aufträgen helfen bei der Planung. Wenn ein Auftraggeber vergleichbare Verträge alle zwei bis drei Jahre vergibt, zeigt das Laufzeitende des aktuellen Vertrags, wann das nächste Verfahren kommen kann.

So prüfen Sie den Wettbewerb bei einem bestimmten Auftraggeber

Wenn Sie wissen, wer bei einem Auftraggeber gewinnt, lohnt sich ein genauerer Blick auf diese Unternehmen. Das Bieterprofil in Minerva bündelt:

• die Zahl der beobachteten Teilnahmen und Zuschläge sowie die Erfolgsquote,
• den Gesamtwert der gewonnenen Aufträge,
• die Auftraggeber, bei denen das Unternehmen am häufigsten bietet,
• die Wettbewerber, auf die es in Verfahren trifft,
• die wichtigsten Branchen nach CPV-Codes und die Regionen seiner Tätigkeit,
• die zuletzt gewonnenen Verfahren.

Dieses Bild hilft einzuschätzen, ob ein Wettbewerber auf Ihren Leistungsbereich spezialisiert ist oder in der Region nur gelegentlich auftritt. Wie Sie aus abgeschlossenen Verfahren Schlüsse ziehen, beschreiben wir im Leitfaden, wie Sie gewonnene Angebote der Konkurrenz analysieren.

Woher die Daten kommen: manuell oder in einer Ansicht

Jede der beschriebenen Informationen lässt sich selbst zusammentragen. Die folgende Tabelle zeigt, wo Sie suchen können und was das Profil in Minerva bündelt.

So nutzen Sie das Auftraggeberprofil in Minerva

Auftraggeberprofil und Bieterprofil sind direkt aus der Ansicht einer Ausschreibung erreichbar. In der Praxis sieht das so aus:

1. Öffnen Sie eine Ausschreibung aus Ihrer täglichen Liste. Minerva überwacht täglich 15.000 Quellen und gleicht Verfahren anhand des vollständigen Inhalts der Unterlagen mit Ihrem Unternehmensprofil ab, auch bei gescannten Dokumenten, die per OCR gelesen werden.
2. Klicken Sie auf den Namen des Auftraggebers. Sie sehen vergangene und laufende Verfahren, die CPV-Struktur, Regionen, Beschaffungspläne, Angebotspreise und die Unternehmen, die bieten und gewinnen.
3. Klicken Sie auf den Namen eines Bieters. Das Bieterprofil zeigt Erfolgsquote, Wert der gewonnenen Aufträge, Regionen und die häufigsten Wettbewerber.
4. Kehren Sie zu den Unterlagen zurück. Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu den Vergabeunterlagen mit Zitaten, die auf die konkrete Stelle im Dokument verweisen. So können Sie jede Antwort an der Quelle prüfen.
5. Halten Sie die Entscheidung im Prozess fest. Die Ausschreibung landet auf dem Board Ihres Teams, wo Sie Aufgaben und Fristen zuweisen.

Das Wissen über Auftraggeber und Wettbewerb ist eine gute Grundlage für Ihre Go-/No-Go-Entscheidung. Die Entscheidung über die Teilnahme und die Kalkulation bleiben bei Ihrem Team.

Checkliste vor der Teilnahmeentscheidung

1. Beschafft der Auftraggeber regelmäßig einen Leistungsumfang, der zu Ihrem Angebot passt?
2. In welcher Spanne lagen die Angebotspreise in vergleichbaren Verfahren?
3. Welche Unternehmen bieten bei diesem Auftraggeber und gewinnen?
4. Wie viele Angebote gehen in seinen Verfahren üblicherweise ein?
5. Enthalten seine Beschaffungspläne weitere Verfahren in Ihrem Bereich?
6. Gab es Nachprüfungsverfahren zu seinen Ausschreibungen und mit welchem Ergebnis?
7. Erfüllen Sie die in den Vergabeunterlagen genannten Eignungskriterien?
8. Haben Sie die Kapazitäten, den Auftrag fristgerecht und in der geforderten Region auszuführen?

Eignungskriterien und formale Anforderungen prüfen Sie am besten in den vollständigen Unterlagen. Dabei hilft unser Leitfaden, wie Sie Ausschreibungsunterlagen analysieren, ohne kritische Anforderungen zu übersehen.

Häufige Fragen

Wie finde ich heraus, wer bei einem bestimmten Auftraggeber Ausschreibungen gewinnt?

Vergabeergebnisse sind öffentlich und erscheinen in Bekanntmachungen über vergebene Aufträge sowie in den Informationen über die Zuschlagserteilung. Manuell müssen Sie diese aus vielen Verfahren zusammentragen. In Minerva finden Sie die Liste der Unternehmen, die bei einem Auftraggeber bieten und gewinnen, in seinem Profil.

Wo finde ich Angebotspreise aus früheren Ausschreibungen?

Auftraggeber veröffentlichen Angebotspreise je nach Land und Verfahren in den Informationen aus der Angebotsöffnung oder in der Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag. In Minerva finden Sie die Preise aus vielen Verfahren eines Auftraggebers gebündelt in seiner Historie im Auftraggeberprofil.

Was ist ein Beschafferprofil?

Ein Beschafferprofil ist die Website oder Vergabeplattform, auf der ein Auftraggeber Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen veröffentlicht sowie Bieterfragen und Angebote entgegennimmt. Dort wird das Verfahren durchgeführt, während das Auftraggeberprofil in Minerva der Analyse seiner Beschaffungshistorie dient.

Sagt die Zahl der Nachprüfungsverfahren etwas über einen Auftraggeber aus?

Sie zeigt, wie oft seine Verfahren in einen Streit münden und wie diese ausgehen. Lesen Sie den Wert zusammen mit der Zahl der durchgeführten Verfahren, denn große Auftraggeber haben naturgemäß mehr Fälle.

Wie lange dauert eine Auftraggeberanalyse?

Manuell bedeutet sie, mehrere Quellen durchzugehen und die Ergebnisse vieler Verfahren zusammenzuführen. In Minerva sehen Sie das Grundbild eines Auftraggebers und seines Wettbewerbs mit einem Klick auf seinen Namen in der Ausschreibung.

Möchten Sie das Auftraggeberprofil an Ausschreibungen aus Ihrer Branche sehen? Vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch, und wir zeigen Ihnen, wie es mit Ihren Daten funktioniert. Wenn Sie der polnische Markt interessiert, können Sie seine Größe ohne Registrierung im Playground prüfen, der auf polnischen Vergabedaten basiert.