Brauchen die besten Vergabeexperten überhaupt KI?

Andere setzen bereits KI ein, während Ihr Team noch damit ringt, ihren Antworten zu vertrauen. Wettbewerber erzählen, dass sie ein Angebot an einem Nachmittag erstellen. Da entsteht schnell das Gefühl, den Anschluss zu verlieren.

Aber vielleicht haben Ihre besten Experten recht? Die meisten Ausschreibungen gehen nicht am Preis oder an der Schreibgeschwindigkeit verloren, sondern am Prozess: an einer Änderung der Vergabeunterlagen, die niemand gelesen hat, an einer Anforderung auf Seite 214, an einem Dokument, das beim Upload fehlte. Ein generisches KI-Tool löst das nicht, oft verschlimmert es die Lage sogar.

Wo im Angebotsprozess Risiken entstehen

All diese Risiken entstehen vor Ablauf der Angebotsfrist. Bis dahin lassen sie sich beheben, danach fast nie.

Eine Ausschreibung ist ein bewegliches Ziel

Vergabeunterlagen stehen nicht fest. Bis zur Frist ändern Auftraggeber die Leistungsbeschreibung, beantworten Fragen anderer Bieter und verschieben Termine. Jede Antwort wird zur Regel, die Sie einhalten müssen, auch wenn nicht Sie die Frage gestellt haben.

Die meisten Teams verfolgen das noch immer, indem sie die Vergabeplattform aktualisieren. Verloren geht oft das Angebot, das sorgfältig auf der ersten Version der Unterlagen aufgebaut wurde. Es ist das unscheinbarste Risiko im Vergabewesen, und es entscheidet mehr Verfahren als der Preis.

KI, die nur überfliegt, ist schlimmer als keine KI

Laden Sie eine Ausschreibung in einen Chatbot, und Sie erhalten in Sekunden eine saubere Zusammenfassung. Sie klingt genauso überzeugend, ob das Modell alle 400 Seiten gelesen hat oder nur die, die sich öffnen ließen.

Oft hat es nicht alles gelesen. Archive lassen sich nicht öffnen, Scans enthalten keinen Text, und Modelle nutzen Informationen aus der Mitte langer Texte weniger zuverlässig als vom Anfang oder Ende.

Die Verantwortung bleibt bei Ihnen, und die Nachprüfungsinstanzen sagen das bereits deutlich:

• KI, die etwas übersehen hat. Ein Bieter in Deutschland ließ die Vergabeunterlagen von ChatGPT statt von einem Anwalt prüfen. Das Modell übersah einen Fehler, den der Bieter rechtzeitig hätte rügen müssen. Die Vergabekammer stellte klar: Fehler des Modells gehen zulasten des Bieters (VK Niedersachsen, VgK-14/2025).
• KI, die etwas erfunden hat. Ein Bieter in Polen begründete seinen niedrigen Preis mithilfe von KI und berief sich auf Steuerauskünfte, die es nie gab. Er wurde wegen irreführender Angaben ausgeschlossen (KIO 3335/25 u. a.).

In beiden Fällen war nicht die KI das Problem. Das Problem war, dass niemand ihre Arbeit geprüft hat.

Die richtige Frage an KI für Ausschreibungen lautet also nicht „Wie schnell schreibt sie?“, sondern „Kann sie belegen, was sie gelesen hat?“

Gute Angebote scheitern auf der letzten Meile

Die schmerzhaftesten Niederlagen sind selten eine Frage des Preises. Es sind starke Angebote, die an etwas Banalem scheitern: ein fehlendes Formular, das falsche Signaturformat, eine Bürgschaft, die zu früh abläuft, ein Upload, der zehn Minuten vor Fristende beginnt.

Die Ursache ist meist dieselbe. Die Checkliste wurde einmal erstellt und nie aktualisiert. Am Tag der Abgabe beschrieb sie eine Ausschreibung, die es so nicht mehr gab.

Alles oder nichts

Ein erfahrener Experte, der einem Chatbot nicht vertraut, hat recht. Nicht, weil KI schlecht ist, sondern weil sein Wissen und seine Verantwortung mehr wert sind als eine schnelle Zusammenfassung, die sich nicht überprüfen lässt.

Es bleiben zwei vernünftige Wege:

• Gar keine KI einsetzen und sich auf die Erfahrung des Teams verlassen. Langsamer, aber bewusst.
• Ein Werkzeug nutzen, das für Ausschreibungen entwickelt wurde, das Experten Superkräfte verleiht und ihnen jederzeit zeigt, woher eine Antwort stammt.

Der schlechteste Weg liegt dazwischen: billige, generische KI, der man ein bisschen vertraut und die man nur manchmal prüft.

Ein gutes Werkzeug erkennen Sie daran, dass es Folgendes bietet:

• Volles Verständnis der Unterlagen. Jede Anforderung mit Verweis auf die Quelle, den der Experte mit einem Klick prüfen kann.
• Aktuelle Daten, direkt nach Änderungen erfasst, noch am Tag der Veröffentlichung.
• Das letzte Wort beim Experten, der Zeit für Preisgestaltung, Strategie und Entscheidungen gewinnt.

Die besten Vergabeexperten brauchen keine KI, die für sie denkt. Sie brauchen KI, mit der ihnen nichts entgeht.

Häufige Fragen

Darf man ChatGPT zur Prüfung von Vergabeunterlagen nutzen?

Ja, die Verantwortung für jeden Fehler des Modells trägt jedoch der Bieter. 2025 entschied die Vergabekammer Niedersachsen (VgK-14/2025), dass ein von ChatGPT übersehener Mangel zulasten des Bieters geht, der sich darauf verlassen hat. Jede von der KI genannte Anforderung sollte direkt in den Unterlagen geprüft werden.

Haftet der Bieter für KI-Fehler im Angebot?

Ja. Der Einsatz von KI verlagert die Verantwortung weder auf das Tool noch auf dessen Anbieter. Die polnische Landesberufungskammer (KIO) schloss einen Bieter aus, der zur Begründung eines ungewöhnlich niedrigen Preises KI-generierte Steuerauskünfte anführte, die es nie gab (KIO 3335/25 u. a.).

Warum übersieht ein KI-Chatbot Anforderungen in Vergabeunterlagen?

Aus drei Gründen: Manche Dateien, etwa Archive, lassen sich nicht öffnen, gescannte PDFs haben oft keine Textebene, und Sprachmodelle nutzen Informationen aus der Mitte langer Texte weniger zuverlässig als vom Anfang oder Ende. Die Zusammenfassung klingt dabei genauso überzeugend, auch wenn ein Teil der Unterlagen ungelesen blieb.

Woran erkennt man ein KI-Werkzeug, das für Ausschreibungen gemacht ist?

Ein gutes KI-Werkzeug für Ausschreibungen erfüllt drei Bedingungen:

1. Jede Anforderung verweist auf ihre Quelle in den Unterlagen, die der Experte mit einem Klick prüft.
2. Änderungen der Unterlagen und Antworten auf Bieterfragen werden noch am Tag der Veröffentlichung erfasst.
3. Die letzte Entscheidung über Preis und Abgabe trifft der Experte.