Von null zu den ersten Zuschlägen: Wie N2 Holding der Einstieg in öffentliche Aufträge gelang

N2 Holding hatte sich bislang nie an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt. Rund zwei Monate nach dem Start mit Minerva erhielt das Unternehmen die ersten Zuschläge.

Case Study mit

Krzysztof KostenckiCTO, N2 Holding

bis zu den ersten Zuschlägen

Vorerfahrung mit Ausschreibungen zu Beginn

Quellen, die Minerva täglich überwacht

Anfangs waren öffentliche Ausschreibungen für N2 Holding ein Randthema. Das Unternehmen wusste, dass es den Markt für öffentliche Aufträge gibt und dass dort interessante Verträge zu finden sein können. Es fehlten jedoch sowohl ein Prozess als auch die Erfahrung, um sich dort ernsthaft zu bewerben. Grundlegende Fragen waren offen: Wo findet man Bekanntmachungen, wie lässt sich beurteilen, ob ein Verfahren zum Unternehmen passt, und wo fängt man überhaupt an?

Zwei Monate später sah die Lage anders aus. N2 Holding hatte die ersten öffentlichen Ausschreibungen gewonnen und eine klare Arbeitsweise für öffentliche Aufträge entwickelt. Dies ist die Geschichte, wie ein Unternehmen ohne jede Ausschreibungserfahrung einen unbekannten Markt zu einem neuen Vertriebskanal gemacht hat.

Ausgangslage: Öffentliche Ausschreibungen als völlig neuer Markt

Bevor N2 Holding mit Minerva arbeitete, beteiligte sich das Unternehmen nicht aktiv an öffentlichen Ausschreibungen. Das Thema war im Grundsatz bekannt, ein strukturierter Prozess für öffentliche Aufträge fehlte jedoch.

Die größte Hürde lag ganz am Anfang. Der Markt für öffentliche Ausschreibungen besteht aus Tausenden Bekanntmachungen, die über viele Quellen verstreut sind: das polnische Amtsblatt für öffentliche Aufträge (Biuletyn Zamówień Publicznych), TED, Vergabeplattformen und die Websites einzelner Vergabestellen. Für ein Unternehmen ohne Erfahrung begann jeder Tag mit derselben Frage: Welche dieser Verfahren lohnt es sich überhaupt zu lesen?

Ohne Prozess passieren leicht zwei Fehler. Der erste ist Zeitverlust durch Ausschreibungen, die von vornherein nicht zum Unternehmensprofil passen. Der zweite, gravierendere, ist das Übersehen gut passender öffentlicher Aufträge, die zwischen Hunderten ähnlicher Bekanntmachungen untergehen.

N2 Holding suchte daher einen Weg, schneller in diesen Prozess einzusteigen, ohne zahlreiche Ausschreibungsportale manuell und von Grund auf durchsuchen zu müssen.

Warum sich N2 Holding bei öffentlichen Aufträgen für Minerva entschieden hat

Den Anstoß gaben Anzeigen von Minerva, auf die das Team von N2 Holding aufmerksam wurde. Nach einigen Gesprächen befasste sich das Unternehmen genauer mit öffentlichen Aufträgen und erkannte darin eine echte Chance, neue Kunden zu gewinnen.

Von einer Ausschreibungsplattform erwartete N2 Holding vor allem zwei Dinge:

öffentliche Ausschreibungen zu finden, die zum Unternehmensprofil passen,
den Zeitaufwand für die erste Recherche und die Bewertung von Bekanntmachungen zu verringern.

Ausschreibungssuche in der Minerva-Plattform

Minerva deckte beide Anforderungen ab. Die Plattform überwacht täglich mehr als 4.500 Quellen und gleicht Ausschreibungen per semantischer Suche mit dem konkreten Tätigkeitsprofil ab, statt sich allein auf CPV-Codes zu stützen. Für ein Unternehmen, das gerade erst in öffentliche Aufträge einstieg, war das Finden von Bekanntmachungen nur ein Teil des Nutzens. Entscheidend war, schnell zu erkennen, welche Verfahren den Aufwand lohnen und welche nicht.

Was sich im Arbeitsalltag mit Ausschreibungen verändert hat

Nach der Einführung von Minerva arbeitete das Team von N2 Holding mit mehr passenden Bekanntmachungen öffentlicher Ausschreibungen als zuvor.

Die Plattform bündelte verstreute Ausschreibungen an einem Ort und zeigte diejenigen an, die zum Unternehmensprofil passten. In der Praxis bedeutete das weniger zielloses Durchsuchen des Marktes und mehr Arbeit an konkreten Verfahren.

Die Treffsicherheit verbesserte sich mit der Zeit. Je genauer das Team beschrieb, wonach es suchte, desto präziser zeigte Minerva öffentliche Aufträge an, die eine nähere Prüfung wert waren. Statt jeden Tag bei null anzufangen, arbeitete N2 Holding mit einer fertigen, vorgefilterten Liste von Ausschreibungen.

Die Plattform hat dem Team nicht die ganze Arbeit abgenommen. Das Angebot musste weiterhin erstellt, die Anforderungen aus den Vergabeunterlagen geprüft und die Entscheidung getroffen werden, ob sich die Teilnahme am jeweiligen Verfahren lohnt. Der erste Schritt, also das Finden und die Vorauswahl öffentlicher Ausschreibungen, wurde jedoch deutlich einfacher.

Erste Zuschläge nach zwei Monaten

Das wichtigste Ergebnis stellte sich schnell ein. N2 Holding startete mit Minerva ohne jede Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen und hatte nach rund zwei Monaten bereits die ersten Verfahren gewonnen.

Auf Seiten des Unternehmens kamen mehrere Faktoren zusammen:

schneller Zugang zu passenden öffentlichen Ausschreibungen,
regelmäßige Arbeit mit der Plattform,
ein wachsendes Verständnis für die Anforderungen öffentlicher Vergaben,
großes Engagement des Teams bei der Angebotserstellung.

Das Team von N2 Holding macht kein Geheimnis daraus, wie viel Arbeit hinter den ersten Erfolgen steckt.

Das ist ein wichtiger Teil dieser Geschichte. Minerva hat das Team nicht ersetzt. Die Plattform half ihm, schneller die richtigen öffentlichen Ausschreibungen zu finden und die Arbeit von Anfang an zu strukturieren. Den Rest hat das Team selbst erarbeitet.

Der größte Mehrwert: Einstieg in öffentliche Aufträge ohne Chaos

Für N2 Holding lag der größte Mehrwert darin, in öffentliche Ausschreibungen einzusteigen, ohne im Chaos zu beginnen.

Das Team musste nicht selbst zahlreiche Portale nach dem Prinzip Versuch und Irrtum durchsuchen. Minerva bündelte öffentliche Aufträge an einem Ort und glich sie mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ab. So konnte N2 Holding schneller zum wichtigsten Teil der Arbeit übergehen: der Bewertung des Verfahrens und der Erstellung des Angebots.

Für ein Unternehmen, das gerade erst mit öffentlichen Aufträgen beginnt, macht das einen enormen Unterschied. Die ersten Wochen wurden nicht allein für die Sondierung des Marktes aufgewendet. Schon in den ersten Tagen konnte das Team an konkreten Chancen arbeiten.

Fazit für Unternehmen, die über den Einstieg in öffentliche Ausschreibungen nachdenken

Die Geschichte von N2 Holding zeigt, dass der Einstieg in öffentliche Aufträge nicht mit jahrelanger Erfahrung beginnen muss. Es braucht einen Prozess, Regelmäßigkeit und die Bereitschaft, sich gründlich mit Vergabeunterlagen zu befassen.

Minerva unterstützt in der ersten, oft schwierigsten Phase: Die Plattform findet passende öffentliche Ausschreibungen und hilft, schneller einzuschätzen, ob sich eine Teilnahme lohnt. Der Rest hängt vom Team, von der Vorbereitung und von der Qualität des Angebots ab.

Über N2 Holding

Die Anfänge der Gruppe reichen in das Jahr 2021 zurück, als erste eigenständige Aktivitäten in den Bereichen Marketing und kreative Produktion begannen. Das dynamische operative Wachstum, die steigende Zahl an Projekten und der Bedarf, die Geschäftsbereiche zusammenzuführen, führten im Februar 2025 zur formalen Gründung der Holdingstruktur. Heute steuert N2 Holding spezialisierte operative Einheiten in den Bereichen Medien, Audioproduktion, Technikvermietung und Catering.

Über Minerva

Minerva ist eine Plattform für das Management des Ausschreibungsprozesses bei öffentlichen Aufträgen. Sie unterstützt Unternehmen in jeder Phase: von der Suche nach passenden öffentlichen Ausschreibungen über die KI-gestützte Analyse der vollständigen Vergabeunterlagen bis hin zur Überwachung von Änderungen und der Pipeline-Steuerung im CRM-Modul. Die Plattform überwacht täglich mehr als 4.500 Quellen, liest den vollständigen Text der Unterlagen, erkennt per OCR auch Text in gescannten PDFs und belegt jede Antwort mit der zugehörigen Quelle, um das Fehlerrisiko zu verringern.

Häufige Fragen

Ja. N2 Holding hat die ersten öffentlichen Ausschreibungen nach rund zwei Monaten gewonnen, obwohl sich das Unternehmen zuvor nie an öffentlichen Vergaben beteiligt hatte. Entscheidend waren ein klarer Prozess, die regelmäßige Arbeit mit passenden Bekanntmachungen und gut vorbereitete Angebote.

Bei N2 Holding kamen die ersten Zuschläge nach etwa zwei Monaten. Das Tempo hängt von der Branche ab, davon, wie gut die Ausschreibungen zum Unternehmensprofil passen, und vom Engagement des Teams bei der Angebotserstellung.

Sie verkürzt die schwierigste Phase, nämlich das Finden und Auswählen von Bekanntmachungen. Minerva überwacht täglich mehr als 4.500 Quellen, gleicht öffentliche Aufträge mit dem Unternehmensprofil ab und schafft so Zeit für die Bewertung von Verfahren und die Erstellung von Angeboten.