Od zera do pierwszych wygranych. Historia N2 Holding i wejścia w zamówienia publiczne

Na początku przetargi publiczne były dla N2 Holding tematem z drugiego planu. Firma wiedziała, że rynek zamówień publicznych istnieje i że mogą kryć się w nim ciekawe kontrakty, ale nie miała ani procesu, ani doświadczenia, żeby realnie w nim zawalczyć. Nie było odpowiedzi na podstawowe pytania: gdzie szukać ogłoszeń, jak ocenić, czy dane postępowanie pasuje do firmy, i od czego w ogóle zacząć.

Dwa miesiące później sytuacja wyglądała inaczej. N2 Holding miało już pierwsze wygrane przetargi publiczne i konkretny sposób pracy z zamówieniami publicznymi. To historia o tym, jak firma bez żadnego doświadczenia w przetargach zamieniła nieznany rynek w nowy kanał sprzedaży.

Punkt startu: przetargi publiczne jako zupełnie nowy rynek

Zanim N2 Holding zaczęło korzystać z Minervy, nie startowało aktywnie w przetargach publicznych. Firma znała temat ogólnie, ale nie miała poukładanego procesu obsługi zamówień publicznych.

Największe wyzwanie leżało na samym starcie. Rynek przetargów publicznych to tysiące ogłoszeń rozproszonych po wielu źródłach: Biuletyn Zamówień Publicznych, TED, platformy zakupowe i strony poszczególnych zamawiających. Dla firmy bez doświadczenia każdy dzień oznaczał to samo pytanie: które z tych postępowań w ogóle warto czytać.

Bez procesu łatwo o dwa błędy. Pierwszy to strata czasu na przetargi, które od początku nie pasują do profilu firmy. Drugi, groźniejszy, to przeoczenie dobrze dopasowanych zamówień publicznych ukrytych wśród setek podobnych ogłoszeń.

N2 Holding szukało sposobu, żeby wejść w ten proces szybciej, bez ręcznego przeszukiwania wielu portali z przetargami od zera.

Dlaczego N2 Holding wybrało Minervę do obsługi zamówień publicznych

Impulsem były reklamy Minervy, które trafiły do zespołu N2 Holding. Po kilku kontaktach firma dokładniej przyjrzała się tematowi zamówień publicznych i zobaczyła w nim realną szansę na pozyskanie nowych klientów.

Od narzędzia do przetargów N2 Holding oczekiwało przede wszystkim dwóch rzeczy:

• znalezienia przetargów publicznych dopasowanych do profilu firmy,
• skrócenia czasu potrzebnego na pierwszy research i ocenę ogłoszeń.

Minerva odpowiadała na obie potrzeby. Platforma monitoruje ponad 4500 źródeł dziennie i dzięki wyszukiwaniu semantycznemu dopasowuje przetargi do konkretnego profilu działalności, zamiast opierać się wyłącznie na kodach CPV. Dla firmy, która dopiero wchodziła w zamówienia publiczne, liczyło się nie tylko samo znalezienie ogłoszeń, ale przede wszystkim szybkie oddzielenie postępowań wartych pracy od tych, które nie mają sensu.

Co zmieniło się w codziennej pracy z przetargami

Po wdrożeniu Minervy zespół N2 Holding zaczął pracować na większej liczbie dopasowanych ogłoszeń o przetargach publicznych.

Platforma zebrała rozproszone przetargi w jednym miejscu i pokazywała te, które odpowiadały profilowi firmy. W praktyce oznaczało to mniej przypadkowego przeglądania rynku i więcej pracy na konkretnych postępowaniach.

Dopasowanie poprawiało się z czasem. Im dokładniej zespół opisywał, czego szuka, tym trafniej Minerva wskazywała zamówienia publiczne warte sprawdzenia. Zamiast zaczynać każdy dzień od zera, N2 Holding pracowało na gotowej, przefiltrowanej liście przetargów.

Platforma nie zdjęła z zespołu całej pracy. Ofertę nadal trzeba było przygotować, przeanalizować wymagania z dokumentacji przetargowej i podjąć decyzję, czy start w danym postępowaniu ma sens. Ale pierwszy etap, czyli znalezienie i wstępna selekcja przetargów publicznych, stał się znacznie prostszy.

Pierwsze wygrane przetargi po dwóch miesiącach

Najważniejszy efekt pojawił się szybko. N2 Holding zaczynało pracę z Minervą bez żadnego doświadczenia w przetargach publicznych, a po około dwóch miesiącach miało już pierwsze wygrane postępowania.

Po stronie firmy zadziałało kilka rzeczy naraz:

• szybki dostęp do dopasowanych przetargów publicznych,
• regularna praca z platformą,
• coraz lepsze rozumienie wymagań w zamówieniach publicznych,
• duże zaangażowanie zespołu przy przygotowaniu ofert.

Zespół N2 Holding nie ukrywa, ile pracy kosztowały pierwsze sukcesy.

Minerva to jedna rzecz, która nam pomogła. Agregowanie i dopasowywanie przetargów do naszych potrzeb jest bardzo dobre, ale realnie z naszej strony wymagało to bardzo dużo pracy, bardzo dużo przygotowania i wielu nieprzespanych nocy.

To ważny fragment tej historii. Minerva nie zastąpiła zespołu. Pomogła mu szybciej znaleźć właściwe przetargi publiczne i uporządkować pracę na starcie, a resztę wypracowali ludzie.

Największa wartość: wejście w zamówienia publiczne bez chaosu

Dla N2 Holding największą wartością było wejście w przetargi publiczne bez zaczynania od chaosu.

Zespół nie musiał samodzielnie przeszukiwać wielu portali metodą prób i błędów. Minerva zebrała zamówienia publiczne w jednym miejscu i dopasowała je do działalności firmy. Dzięki temu N2 Holding mogło szybciej przejść do najważniejszej części pracy: oceny postępowania i przygotowania oferty.

Dla firmy, która dopiero zaczyna w zamówieniach publicznych, to robi ogromną różnicę. Pierwsze tygodnie nie poszły na samo rozpoznawanie rynku. Od pierwszych dni można było pracować na konkretnych szansach.

Wniosek dla firm, które myślą o starcie w przetargach publicznych

Historia N2 Holding pokazuje, że wejście w zamówienia publiczne nie musi zaczynać się od wieloletniego doświadczenia. Potrzebny jest proces, regularność i gotowość do pracy z dokumentacją przetargową.

Minerva pomaga w pierwszym, często najtrudniejszym etapie: znajduje dopasowane przetargi publiczne i pozwala szybciej ocenić, czy warto się nimi zająć. Reszta zależy od zespołu, przygotowania i jakości oferty.

„Nie warto się bać, trzeba próbować.”