Jak korzystać z platformy e-Zamówienia, BZP i TED: poradnik krok po kroku

Każdy portal przetargowy wygląda trochę inaczej, ale ścieżka wykonawcy jest w nich bardzo podobna: znaleźć ogłoszenie, pobrać dokumentację, zadać pytania i złożyć podpisaną ofertę przed terminem. W Polsce przez większość tej ścieżki prowadzą trzy serwisy: Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP), europejska baza TED i platforma e-Zamówienia. Obok nich działają platformy komercyjne, które wybiera część zamawiających. Ten poradnik pokazuje krok po kroku, jak obsłużyć każdy z nich, od założenia konta po potwierdzenie złożenia oferty, i jak uniknąć błędów technicznych, które w przetargach online kosztują najwięcej.

Portal przetargowy w Polsce: jakie serwisy obsługują przetargi

Portal przetargowy to serwis internetowy, w którym zamawiający publikują ogłoszenia o zamówieniach albo prowadzą całe postępowanie, a wykonawcy wyszukują przetargi, pobierają dokumenty i składają oferty. W praktyce warto odróżnić serwisy ogłoszeniowe, w których przetarg się pojawia, od platform, na których postępowanie faktycznie się toczy. Poniższa tabela porządkuje cztery główne typy serwisów.

Najważniejsza zasada brzmi: to ogłoszenie i SWZ wskazują, gdzie toczy się postępowanie. Ogłoszenie w BZP lub TED informuje o przetargu, a dokumenty, pytania i ofertę kierujesz na platformę, którą podał zamawiający. Szerszy przegląd baz, agregatorów i portali zagranicznych znajdziesz w zestawieniu gdzie szukać przetargów publicznych, a tutaj skupiamy się na tym, jak te serwisy obsłużyć.

Biuletyn Zamówień Publicznych (BZP): jak szukać ogłoszeń

Od 2021 roku Biuletyn Zamówień Publicznych działa wyłącznie w formie elektronicznej na platformie e-Zamówienia. Publikuje się w nim ogłoszenia o zamówieniach krajowych, zmiany tych ogłoszeń, ogłoszenia o wyniku postępowania oraz plany postępowań. Przeglądanie BZP jest bezpłatne i nie wymaga logowania.

1. Otwórz wyszukiwarkę ogłoszeń BZP na platformie e-Zamówienia.
2. Wybierz rodzaj ogłoszenia, na przykład ogłoszenie o zamówieniu, gdy szukasz nowych przetargów, albo ogłoszenie o wyniku, gdy analizujesz rynek i konkurencję.
3. Zawęź wyniki: rodzaj zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane), kod CPV, województwo, datę publikacji lub nazwę zamawiającego. Dobór właściwych kodów opisujemy w poradniku o kodach CPV bez chaosu.
4. Otwórz ogłoszenie i sprawdź przedmiot zamówienia, termin składania ofert oraz adres strony internetowej prowadzonego postępowania. To pod tym adresem znajdziesz SWZ i wszystkie późniejsze zmiany.
5. Zapisz numer ogłoszenia BZP. Po nim najszybciej odnajdziesz postępowanie ponownie i powiążesz z nim kolejne ogłoszenia, na przykład o zmianie lub wyniku.

Jeśli przeglądasz BZP regularnie, załóż na platformie e-Zamówienia konto i ustaw subskrypcje. Nawet konto uproszczone pozwala przeglądać ogłoszenia i plany postępowań oraz zarządzać powiadomieniami o nowych publikacjach.

TED (Tenders Electronic Daily): przetargi powyżej progów unijnych

TED to internetowa wersja suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Trafiają do niego ogłoszenia o zamówieniach powyżej progów unijnych z państw członkowskich UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym z Polski. Od października 2023 roku ogłoszenia publikuje się w standardzie eForms, czyli w postaci ustrukturyzowanych danych, dzięki czemu pola takie jak kod CPV, wartość, terminy czy kryteria oceny da się precyzyjnie filtrować.

1. Wejdź na portal TED i przełącz interfejs na język polski.
2. Skorzystaj z wyszukiwania zaawansowanego: ustaw kraj lub miejsce realizacji, kod CPV, rodzaj ogłoszenia, rodzaj procedury i zakres terminu składania ofert.
3. Dodaj słowa kluczowe także w języku rynku docelowego. Ogłoszenie publikowane jest w języku zamawiającego, więc przetarg niemieckiej gminy łatwiej znajdziesz niemieckim terminem niż polskim.
4. Otwórz ogłoszenie i znajdź adres dokumentów zamówienia. Prowadzi on na platformę, na której zamawiający udostępnia dokumentację i przyjmuje oferty.
5. Załóż bezpłatne konto EU Login, aby zapisywać wyszukiwania i otrzymywać powiadomienia e-mail o nowych ogłoszeniach spełniających Twoje kryteria.

Polskie postępowania unijne trafiają do TED, a samo postępowanie toczy się zwykle na platformie e-Zamówienia lub platformie komercyjnej. Mają dłuższe terminy i surowsze wymagania co do formy oferty. Aktualne progi i różnice między procedurą krajową a unijną opisujemy w przewodniku czym są zamówienia publiczne, a jeśli planujesz start w innym kraju, przyda się tekst o wejściu w przetargi za granicą.

Platforma e-Zamówienia krok po kroku

Platforma e-Zamówienia to bezpłatne, państwowe narzędzie do elektronicznego prowadzenia postępowań. Zamawiający publikuje na niej dokumenty, odpowiada na pytania i przyjmuje oferty, a wykonawca pobiera dokumentację, komunikuje się z zamawiającym i składa ofertę. Przeglądanie postępowań i pobieranie dokumentów jest możliwe bez logowania. Zadanie pytania i złożenie oferty wymagają konta wykonawcy.

Rejestracja i role użytkownika

1. Na stronie ezamowienia.gov.pl wybierz „Zarejestruj się” i załóż konto użytkownika. Do logowania możesz później używać także login.gov.pl, czyli profilu zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej.
2. Utwórz konto podmiotu z rolą wykonawcy i uzupełnij dane firmy, w tym NIP, nazwę i adres.
3. Wskaż supervisora, czyli administratora konta podmiotu. Ta osoba dodaje kolejnych użytkowników z firmy i nadaje im uprawnienia.
4. Dodaj osoby, które będą przygotowywać i składać oferty, i sprawdź ich uprawnienia, zanim pojawi się pierwszy termin.

Rejestrację najlepiej przeprowadzić z kilkudniowym wyprzedzeniem i od razu przetestować logowanie każdej osoby. Problem z dostępem odkryty w dniu składania ofert trudno rozwiązać przed upływem terminu.

Wyszukiwanie postępowań

1. Otwórz wyszukiwarkę postępowań na platformie. Działa ona bez logowania.
2. Szukaj po nazwie postępowania, nazwie zamawiającego, trybie lub statusie. Jeśli znasz identyfikator postępowania, czyli ciąg zaczynający się od „ocds-”, wpisz go bezpośrednio.
3. Jeśli trafiłeś na przetarg przez ogłoszenie w BZP lub TED, przejdź z ogłoszenia na stronę postępowania. Tam znajduje się aktualna dokumentacja.
4. Sprawdź status i termin składania ofert, zanim poświęcisz czas na analizę dokumentów.

Pobranie SWZ i załączników

1. Otwórz szczegóły postępowania i przejdź do sekcji dokumentów zamówienia.
2. Pobierz komplet plików: SWZ, opis przedmiotu zamówienia, projektowane postanowienia umowy, formularze do wypełnienia, a w robotach budowlanych także dokumentację projektową i przedmiar.
3. Zapisz datę pobrania. Zamawiający może zmieniać treść SWZ, a każda zmiana pojawia się na stronie postępowania.
4. Wypisz kluczowe terminy: składania ofert, zadawania pytań, związania ofertą i ewentualnej wizji lokalnej.

Pobrana dokumentacja to często kilkadziesiąt plików, w tym skany. Jak czytać ją metodycznie, żeby nie przeoczyć warunku udziału czy kar umownych, pokazujemy w poradniku jak analizować SWZ i dokumentację przetargową. W Minervie ten etap skraca analiza dokumentacji przez AI: system czyta pliki PDF, Word i Excel oraz skany dzięki OCR, wyciąga wadium, terminy, wymaganą wizję lokalną, warunki udziału i wymagania personalne, a na tej podstawie tworzy checklistę wymagań formalnych.

Zadawanie pytań do zamawiającego

Pytanie do zamawiającego to formalnie wniosek o wyjaśnienie treści SWZ. Na platformie e-Zamówienia składasz je po zalogowaniu, przez formularz komunikacji w danym postępowaniu. Kluczowe są terminy wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych:

• W postępowaniach krajowych zamawiający odpowiada nie później niż 2 dni przed terminem składania ofert, jeśli wniosek wpłynął nie później niż 4 dni przed tym terminem.
• W postępowaniach unijnych odpowiedź przychodzi nie później niż 6 dni przed terminem składania ofert, jeśli wniosek wpłynął nie później niż 14 dni przed tym terminem. W trybie przyspieszonym terminy są krótsze.

1. Zaloguj się i otwórz postępowanie.
2. Wybierz formularz komunikacji z zamawiającym.
3. Sformułuj pytanie precyzyjnie: wskaż punkt SWZ, stronę dokumentu i treść zapisu, którego dotyczy.
4. Wyślij wiadomość i zachowaj potwierdzenie jej przesłania.
5. Śledź stronę postępowania. Zamawiający publikuje tam odpowiedzi bez ujawniania, kto zadał pytanie.

Dobre pytania wymagają wcześniejszego przeczytania całej dokumentacji. Minerva automatycznie wskazuje niejednoznaczności, sprzeczności i brakujące informacje w dokumentach, a w czacie porównuje SWZ ze wzorem umowy, na przykład w zakresie terminów, kar i waloryzacji. Łatwiej wtedy zebrać listę pytań, zanim minie termin na ich zadanie.

Złożenie oferty i podpis elektroniczny

Forma podpisu zależy od wartości zamówienia. W postępowaniach unijnych ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, czyli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach krajowych dopuszczalny jest także podpis zaufany lub podpis osobisty z e-dowodu. Zamawiający może doprecyzować wymagania w SWZ, dlatego zawsze sprawdź jej zapisy.

1. Zaloguj się na konto wykonawcy i otwórz szczegóły postępowania.
2. Przy formularzu ofertowym wybierz „Wypełnij”, pobierz formularz i uzupełnij go w programie wskazanym w instrukcji platformy.
3. Przygotuj pozostałe dokumenty: oświadczenia (w postępowaniu unijnym zwykle JEDZ), pełnomocnictwa, dokumenty przedmiotowe i, jeśli jest wymagane, wadium w formie elektronicznej.
4. Podpisz pliki wymaganym podpisem, zanim je załączysz. Przy interaktywnych formularzach PDF podpis zaufany ma ograniczenia, więc sprawdź instrukcję z wyprzedzeniem.
5. Przejdź do sekcji „Oferty/wnioski”, wybierz „Złóż ofertę”, dołącz podpisany formularz i załączniki, a następnie wyślij ofertę.
6. Pobierz i zachowaj potwierdzenia EPP (elektroniczne potwierdzenie przesłania) i EPO (elektroniczne potwierdzenie odbioru). Dokumentują one, że oferta dotarła w terminie.

Platforma szyfruje ofertę, a zamawiający może ją otworzyć dopiero po upływie terminu składania ofert. Do tego czasu możesz ofertę wycofać i złożyć nową. Przed wysyłką warto jeszcze raz zestawić ofertę z wymaganiami. Jak zrobić to metodycznie, opisujemy w tekście o sprawdzaniu zgodności oferty z SWZ.

Platformy komercyjne (eB2B, Logintrade, SmartPZP, MarketPlanet)

Zamawiający może prowadzić postępowanie na innej platformie niż e-Zamówienia, o ile spełnia ona wymagania ustawy dotyczące komunikacji elektronicznej. Część instytucji wybiera platformy komercyjne, na przykład dlatego, że prowadzi na nich także zakupy poniżej progu ustawowego albo korzystała z nich, zanim powstała platforma państwowa. Wśród popularnych rozwiązań są SmartPZP od eB2B, Logintrade, platformazakupowa.pl, MarketPlanet oraz e-ProPublico. Nawet wtedy zamawiający rejestruje postępowanie na platformie e-Zamówienia, aby opublikować ogłoszenie w BZP lub przekazać je do TED.

Gdy SWZ wskazuje platformę komercyjną, postępuj według tej sekwencji:

1. Znajdź w SWZ adres platformy i instrukcję dla wykonawców.
2. Załóż konto na tej platformie. Jest ono niezależne od konta na e-Zamówieniach, a dla wykonawcy zazwyczaj bezpłatne.
3. Sprawdź wymagania techniczne: obsługiwane przeglądarki, dopuszczalne formaty i rozmiar plików oraz sposób szyfrowania oferty.
4. Włącz powiadomienia e-mail dla postępowania, aby dostawać informacje o odpowiedziach i zmianach.
5. Złóż ofertę według instrukcji tej platformy i zachowaj potwierdzenie złożenia.

Firmy, które startują regularnie, pracują więc równolegle na kilku platformach, każda z własnym kontem, interfejsem i systemem powiadomień. To właśnie tu najłatwiej o przeoczenie.

Najczęstsze problemy techniczne i jak ich uniknąć

Wiele problemów przy przetargach online ma charakter techniczny. Poniższa lista zbiera sytuacje, które najczęściej kończą się spóźnioną albo wadliwą ofertą.

• Składanie oferty w ostatniej chwili: duże pliki wysyłają się wolno, a platforma bywa obciążona tuż przed terminem. Złóż ofertę dzień wcześniej, bo do terminu możesz ją wycofać i złożyć ponownie.
• Nieważny lub niewłaściwy podpis: wygasły certyfikat kwalifikowany albo podpis zaufany tam, gdzie wymagany jest kwalifikowany. Sprawdź ważność certyfikatu z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.
• Podpis w niewłaściwym formacie: przy podpisie zewnętrznym (XAdES) plik podpisu trzeba dołączyć razem z podpisanym dokumentem. Podpis wewnętrzny (PAdES) jest osadzony w pliku PDF.
• Brak uprawnień na koncie podmiotu: osoba składająca ofertę nie ma nadanej roli. Supervisor musi dodać ją wcześniej.
• Zbyt duże pliki lub niedozwolone formaty: sprawdź limity w instrukcji platformy, kompresuj skany i unikaj znaków specjalnych w nazwach plików.
• Nieaktualna wersja dokumentów: oferta przygotowana na formularzu sprzed zmiany SWZ. Przed wysyłką sprawdź, czy zamawiający nie opublikował nowej wersji.
• Awaria platformy: wykonaj zrzuty ekranu z widoczną datą i godziną oraz zgłoś problem zamawiającemu i pomocy technicznej platformy. Informację o ewentualnym przedłużeniu terminu zamawiający publikuje na stronie postępowania.

Jak nie przegapić zmian w postępowaniu (zmiany SWZ, wyjaśnienia, nowe terminy)

Po publikacji ogłoszenia postępowanie cały czas się zmienia. Zamawiający odpowiada na pytania, modyfikuje SWZ, przesuwa terminy, tuż przed otwarciem ofert podaje kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia, a później publikuje informację z otwarcia ofert, wybór najkorzystniejszej oferty albo unieważnienie. Wszystko to trafia na stronę postępowania, ale nie zawsze towarzyszy temu powiadomienie, zwłaszcza gdy śledzisz postępowania na kilku platformach jednocześnie.

Przy ręcznej pracy pomaga stała rutyna:

• Sprawdzaj stronę każdego obserwowanego postępowania w stałym rytmie, najlepiej codziennie w okresie przed terminem składania ofert.
• Zapisuj wersje pobranych dokumentów z datą, aby wiedzieć, na której wersji pracuje zespół.
• Po każdej zmianie oceń jej wpływ na ofertę: termin, formularz, wymagania i ewentualną wycenę.
• Wpisuj terminy do wspólnego kalendarza zespołu z przypomnieniem kilka dni wcześniej.

Tę część pracy może przejąć monitoring zmian w przetargach w Minervie. System powiadamia o nowych i zmienionych dokumentach, zmianach terminów i zapisów, odpowiedziach na pytania, kwocie przeznaczonej na zamówienie, otwarciu ofert, ogłoszeniu zwycięzcy, unieważnieniu postępowania oraz powiązanych orzeczeniach KIO. Po każdej zmianie analiza dokumentacji aktualizuje się automatycznie, a w czacie AI możesz sprawdzić, jak zmiana wpływa na Twoją ofertę.

Jak połączyć kilka portali przetargowych w jednym widoku

Portal przetargowy pozostaje miejscem, w którym składasz ofertę. Codzienne przeszukiwanie kilku serwisów i śledzenie zmian w każdym z nich osobno potrafi jednak zajmować zespołowi wiele godzin w tygodniu. Minerva działa jako warstwa nad portalami: codziennie monitoruje ponad 4 500 źródeł, w tym TED, e-Zamówienia, Logintrade, inne platformy zakupowe i BIP, a to samo postępowanie opublikowane w kilku miejscach łączy w jeden rekord.

• Wyszukiwanie semantyczne dopasowuje przetargi do profilu firmy na podstawie treści całej dokumentacji, także wtedy, gdy w ogłoszeniu nie pada dokładne słowo kluczowe. Więcej o tym podejściu piszemy w tekście o wyszukiwaniu kontekstowym przetargów.
• Pobieranie kompletnej dokumentacji wraz z późniejszymi aktualizacjami, również z zewnętrznych profili nabywcy i z postępowań z bardzo dużą liczbą załączników.
• Analiza AI z cytatami, które prowadzą do konkretnego miejsca w dokumencie źródłowym. Dlaczego to ważne, wyjaśniamy w artykule o AI bez halucynacji w analizie przetargów.
• Kalendarz terminów i zadań z terminami składania ofert i zadawania pytań oraz przypomnieniami e-mail o zbliżających się datach.

Ofertę nadal składasz na platformie wskazanej przez zamawiającego, a decyzja o starcie i wycena pozostają po stronie Twojego zespołu. Minerva skraca pierwszy przegląd i pilnuje zmian, żeby zespół mógł skupić się na przygotowaniu oferty. Chcesz zobaczyć, jak to działa na przetargach z Twojej branży? Umów rozmowę z zespołem Minervy i sprawdź monitoring na realnych postępowaniach.

Sprawdź, ile przetargów czeka w Twojej branży

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć skalę rynku, możesz bez rejestracji sprawdzić wartość rynku przetargów dla swojej firmy w Minerva Playground. Wystarczy adres strony firmy, a raport pokaże realne postępowania z polskiego rynku z ostatnich 30 dni, ich łączną wartość i to, kto już po nie sięga.

Najczęstsze pytania

Co to jest portal przetargowy?

Portal przetargowy to serwis internetowy, w którym zamawiający publikują ogłoszenia o zamówieniach publicznych lub prowadzą postępowania, a wykonawcy wyszukują przetargi, pobierają dokumentację i składają oferty. W Polsce najważniejsze są Biuletyn Zamówień Publicznych, baza TED, platforma e-Zamówienia oraz platformy komercyjne.

Czym różni się BZP od TED?

BZP publikuje ogłoszenia o zamówieniach krajowych, czyli o wartości od 130 000 zł netto do progów unijnych, i działa na platformie e-Zamówienia. TED to suplement do Dziennika Urzędowego UE z ogłoszeniami powyżej progów unijnych z całej Unii. Polskie postępowania unijne trafiają do TED, a BZP obejmuje ogłoszenia krajowe.

Czy trzeba mieć konto na platformie e-Zamówienia, żeby złożyć ofertę?

Tak, jeśli zamawiający prowadzi postępowanie na platformie e-Zamówienia. Przeglądanie postępowań i pobieranie dokumentów jest możliwe bez logowania, ale pytania i ofertę składa zalogowany użytkownik konta podmiotu wykonawcy. Gdy postępowanie toczy się na platformie komercyjnej, potrzebne jest konto na tej platformie.

Jaki podpis elektroniczny jest wymagany?

W postępowaniach unijnych ofertę podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach krajowych można użyć także podpisu zaufanego lub podpisu osobistego z e-dowodu. Szczegółowe wymagania, w tym dopuszczalny format podpisu, zamawiający podaje w SWZ.

Gdzie zamawiający publikuje odpowiedzi na pytania?

Na stronie internetowej prowadzonego postępowania, czyli tam, gdzie udostępnia SWZ, bez ujawniania, kto zadał pytanie. Odpowiedzi i wynikające z nich zmiany SWZ obowiązują wszystkich wykonawców, dlatego warto sprawdzać tę stronę regularnie aż do terminu składania ofert.

Co zrobić, gdy zamawiający korzysta z innej platformy zakupowej?

Znajdź w SWZ adres platformy i instrukcję dla wykonawców, załóż na niej konto, sprawdź wymagania techniczne dotyczące plików i podpisu oraz włącz powiadomienia dla postępowania. Ofertę złóż zgodnie z instrukcją tej platformy i zachowaj potwierdzenie złożenia.

Czy korzystanie z platformy e-Zamówienia jest płatne?

Nie. Platforma e-Zamówienia jest bezpłatna zarówno dla zamawiających, jak i dla wykonawców. Płatne mogą być natomiast narzędzia, z których korzystasz przy okazji, na przykład kwalifikowany podpis elektroniczny.